Kalendercoördinator

Plaats van de kalendercoördinator in de organisatie

De kalendercoördinator maakt onderdeel uit van de afdeling Wedstrijdsport van het bondsbureau. Kalendercoördinatoren worden aangestuurd door en leggen verantwoording af aan de projectmedewerker wedstrijdsport. De projectmedewerker wedstrijdsport legt verantwoording af en rapporteert aan de programmamanager wedstrijdsport.

Belangrijkste resultaatverantwoordelijkheden

• Verzamelt de voor de kalender benodigde gegevens van verenigingen en beoordeelt deze gegevens op knelpunten, met name aan de grenzen van de regio's;
• Bewaakt een evenwichtige verdeling van de verschillende wedstrijdonderdelen per leeftijdscategorie;
• organiseert en leidt de kalendervergaderingen per regio of combinatie van regio’s;
• lost eventuele knelpunten in overleg met verenigingen op;
• stelt in samenwerking met het bondsbureau de definitieve kalender samen;
• stelt in samenwerking met het bondsbureau een tijdpad op voor zowel baan / indoor als weg / veld;
• bezoekt relevante wedstrijden voor zover dat voor het functioneren als kalendercoördinator van belang is.

Werkwijze

Plaatsing van een wedstrijd op de Atletiekunie kalender is noodzakelijk voor de erkenning van records, limieten of een eventuele (inter)nationale status. Een vereniging/organisatie kan een wedstrijd aanmelden via Volta.

Na het aanmelden van een wedstrijd krijgt de kalendercoördinator van de betreffende regio een melding. De coördinator zal naar aanleiding van de melding de wedstrijd controleren op enkele punten. Dit zijn de volgende punten:

• Wordt de wedstrijd afgewerkt volgens het wedstrijdreglement?
• Zijn alle onderdelen ingevuld?
• Zijn alle voorzieningen veilig en/of wedstrijdgeschikt?
• Is er op dezelfde dag een vergelijkbare wedstrijd qua onderdelen en categorieën?

De kalendercoördinator communiceert naar alle verenigingen/organisaties via Volta. Controle van de plaatsing van de wedstrijd of eventuele opmerkingen is aan de organisatie.

Samenstelling/structuur

Nederland is opgedeeld in 24 regio’s. De meeste kalendercoördinatoren coördineren de wedstrijdkalender van één regio. Sommigen hebben er twee of meer. In totaal zijn er twaalf kalendercoördinatoren.

Taken

De taken van de kalendercoördinator bestaan ten minste uit:

• bewaken van de wedstrijdkalender in eigen regio;
• controleren op veiligheid en wedstrijdgeschiktheid accommodatie;
• communicatie met verenigingen/organisatoren;
• beantwoorden vragen van verenigingen/organisatoren;
• organiseren en leiden van kalendervergaderingen per regio.

Planning (indien van toepassing)

• Jan/feb: kalender overleggen outdoor wedstrijden
• September: kalender overleggen indoor wedstrijden
• Jaarrond: bewaken wedstrijdkalender eigen regio, controleren op geschiktheid accommodatie en contact met organisaties

Opmerkingen over de uitvoering

• Voor het adequaat kunnen uitvoeren van de taken, dient de kalendercoördinator de benodigde rechten in Volta te krijgen om wedstrijden te kunnen beoordelen en onderhoudt hij/zij contact met de functionaris op het bondsbureau.
• De kalendercoördinatoren vergaderen, indien gewenst, eenmaal per jaar online via Teams.

Interesse?

Ben je geïnteresseerd in de rol van kalendercoördinator? Stuur je mail met motivatie en cv naar de afdeling wedstrijdsport . Voor vragen over de functie kan je per mail of telefonisch terecht bij Femke Luijten, 026-483 4835.