Privacy Statement Atletiekunie

Het bestuur van de Koninklijke Nederlandse Atletiekunie, hierna te noemen Atletiekunie, overwegende,

• dat de Atletiekunie zich volledig wenst te conformeren aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de bijbehorende uitvoeringswet AVG;
• dat een zorgvuldig ontwikkeld en uitgevoerd Privacybeleid naast een wettelijke verplichting ook een strategische keuze is die benut kan worden om het imago van de Atletiekunie als betrouwbare partner te versterken en de relatie met leden, partners en overige stakeholders verder te verstevigen;
• dat het verwerven, beheren en verwerken van de persoonsgegevens van ruim 140.000 leden en relaties dient te verlopen volgens zorgvuldig in kaart gebrachte werkprocessen en transparantie vergt voor zowel die leden en relaties als voor betrokken medewerkers,

besluit tot het vaststellen van dit Privacy Statement.

Algemeen

De Atletiekunie is de koepel van atletiekverenigingen, loopgroepen en wedstrijdorganisatoren in Nederland. Wij zijn een dienstverlenende organisatie en voor het uitvoeren van die diensten is het noodzakelijk dat wij, afhankelijk van je relatie met de Atletiekunie, bepaalde (persoons-)gegevens van je verwerven, bewerken en beheren. De verwerking van die gegevens is onze verantwoordelijkheid. Die persoonsgegevens zijn privé, en het is onze plicht om te zorgen dat die gegevens alleen benut worden voor het doel waarvoor wij die gegevens verzamelen. Bij de verwerking van gegevens staat jouw belang voorop!

Statement en regeling

In dit Privacy Statement wordt kort uiteen gezet aan de hand van welke uitgangspunten de Atletiekunie gegevens van relaties verzamelt, bewerkt en beheert. Omdat wij met onze dienstverlening verschillende doelgroepen bedienen, en omdat daar per doelgroep verschillende gegevens voor benodigd zijn, is de volledige uitwerking van doelgroepen en gegevens opgenomen in een Privacy Regeling, die is terug te vinden op de website van de Atletiekunie. (zie: hier)

Uitgangspunten

• Wij verzamelen, bewerken en bewaren alleen die persoonsgegevens die voor de dienstverlening aan die relatie van belang zijn.
  
• Wij richten onze werkprocessen waarbij persoonsgegevens worden verzameld, bewerkt of bewaard zo in dat helder is welke gegevens worden gebruikt, door wie en met welk doel. Medewerkers die niet bij dat specifieke werkproces betrokken zijn hebben geen toegang tot die gegevens.
  
• Onze medewerkers zijn geschoold in het op correcte wijze omgaan met de te verwerken gegevens. Zij kennen en onderschrijven ons privacybeleid en de 10 Gedragsregels die vanuit de AVG zijn opgesteld, en handelen daarnaar.
  
• Wij verkopen geen persoonsgegevens aan derden, en wij verstrekken geen persoonsgegevens ten behoeve van commerciële doeleinden van partners, relaties, andere stakeholders of derden.
  
• In die gevallen dat wel persoonsgegevens aan derden beschikbaar worden gesteld, is dat uitsluitend met het oog op het vereenvoudigen van de dienstverlening, zoals inschrijfprocedures voor deelname aan evenementen of vergelijkbare activiteiten in het kader van de atletiekbeoefening. In alle gevallen waarin persoonsgegevens aan derden beschikbaar worden gesteld, gebeurt dat op basis van verwerkersovereenkomsten die in lijn zijn met de AVG, en waarin onze uitgangspunten onvoorwaardelijk worden overgenomen. Daarbij wordt gewaarborgd dat na gebruik van de persoonsgegevens door de verwerker alle persoonsgegevens worden gewist.
  
• Wij hanteren een beveiligingsbeleid waarbij niet alleen de toegang tot persoonsgegevens is uitgewerkt, maar ook de technische en organisatorische maatregelen om misbruik en diefstal van persoonsgegevens te voorkomen, hoe de beveiliging van persoonsgegevens in hardcopy is geregeld, onze clean desk policy, het vergrendelen van beeldschermen bij afwezigheid op de werkplek, het gebruik en beheer van laptops buiten het bondsbureau en het vernietigen van gegevens die niet langer bewaard worden.
  
• Iedereen van wie wij persoonsgegevens beheren of bewerken heeft recht op inzage in die gegevens. In sommige gevallen kun je de gegevens zelf rechtstreeks inzien, in andere gevallen zullen we die gegevens op verzoek aanleveren, in een daartoe passend format. Voor het aanleveren van jouw persoonsgegevens kunnen administratiekosten in rekening worden gebracht.
  
• Je hebt ook het recht om jouw persoonsgegevens te laten corrigeren als ze onverhoopt niet correct zijn, of te laten wissen als jouw relatie met de Atletiekunie is beëindigd. Je kunt hiervoor contact opnemen met onze afdeling ledenadministratie, via [email protected].
  
• Sommige gegevens hebben historische of statistische waarde, denk aan wedstrijduitslagen, nationale records, ranglijsten en statistieken, toegekende onderscheidingen (zoals lid van verdienste) of prestatieprijzen (zoals atleet van het jaar). Zodra onze relatie met jou, bijvoorbeeld als lid van de Atletiekunie, afloopt, worden de voor die relatie benodigde gegevens gewist volgens de daartoe opgestelde richtlijn. Indien gegevens over jou van historische of statistische waarde zijn, bewaren we alleen die gegevens die voor de historie of statistieken van belang zijn.

Dit besluit kan worden aangehaald als “Privacy Statement Atletiekunie’.

Voor advies voorgelegd aan de Unieraad van de Atletiekunie en daarna vastgesteld door het bestuur van de Atletiekunie,
Arnhem, 27 mei 2021.