Reis en verblijfsregeling NK’s

Kilometervergoeding

Voor vrijwilligers, juryleden, officials, event presentation, LOC

• De reiskostenvergoeding bedraagt €0,23 p/km. Je mag de heen- en terugreis tussen woonplaats en evenement declareren.
• Je hebt geen recht op een reiskostenvergoeding wanneer je binnen een straal van 10 km van de accommodatie woont.
• Openbaarvervoerskosten mogen volledig gedeclareerd worden op vertoon van je vervoersbewijzen of van een reishistorie-overzicht van je OV-chipkaart.
• Je hebt geen recht op een kilometervergoeding of OV-vergoeding als de LOC een bus inzet, tenzij je met de projectleider van de Atletiekunie andere afspraken hebt gemaakt.

Kom, indien mogelijk, met het OV of ga carpoolen. Check de woonplaatsen van je collega-vrijwilligers en kijk met wie je samen kunt rijden.

Overnachtingen

Voor vrijwilligers en juryleden

• Reis je minimaal 75 km enkele reis, dan kan de organisatie je een overnachting aanbieden in een Stayokay of een hostel.
• Als je minimaal 75 km enkele reis reist maar je wil geen gebruik maken van de overnachtingsmogelijkheid via de organisatie, dan kan je maximaal het overnachtingsbedrag van de Stayokay/hostel declareren. Bespreek dit van te voren en tijdig met de projectleider.

Voor LOC, Team IT, Graphics Operator, Team Stream, Host, Floor manager, Microfonist, Starter, Scheidsrechter, TG en Waarnemer

• Je hebt recht op een tweepersoonshotelkamer in een door de Atletiekunie gekozen hotel, mits de enkele reisafstand langer is dan 75 km. Het betreft een overnachting voor de duur van het evenement, zonder voorovernachting. Mocht een voorovernachting noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van de functie, dan moet dit van tevoren met de projectleider worden afgestemd.
• Er worden GEEN individuele uitzonderingen gemaakt voor eenpersoonskamers. Indien een eenpersoonskamer is gewenst vanwege medische of andere redenen, dient dit tijdig overlegd te worden met de projectleider van de Atletiekunie. De meerkosten worden na afloop van het evenement te allen tijde in rekening gebracht.
• De wedstrijdleider, assistent-wedstrijdleider en event presentation manager hebben recht op een eenpersoonskamer en een voorovernachting.
• Overnachtingen zijn op basis van logies en ontbijt.

Onkosten

Elke vrijwilliger mag gemaakte organisatiekosten declareren op vertoon van omschrijving en betaalbewijzen (uitgezonderd zijn de faciliteiten die door Atletiekunie worden aangeboden zoals de crewcatering).

Gebruik eigen materiaal

• EP team: gebruik eigen laptop €7,50 per dag.
• Starters: werkelijke kosten declareren van starterspatronen tot een maximum van €0,80 p/st.

Crewkleding

Vrijwilligers, juryleden, officials, event presentation en LOC

• Iedereen krijgt één polo per evenement en mag deze polo houden. Heb je al een polo van een ander NK? Neem deze dan mee.
• Wil je een extra polo, dan kan dit worden overlegd met de projectleider.
• LOC’s krijgen geen clublogo op het shirt zodat de polo’s op meerdere NK’s gebruikt kunnen worden.

Declareren

Declaraties kunnen worden ingediend via onderstaand declaratieformulier.

LET OP! Declaratieformulieren moeten in PDF gestuurd worden naar [email protected]. Als een declaratie niet in PDF wordt aangeleverd, wordt die niet in behandeling genomen. Je kunt je declaratieformulier tot maximaal twee weken na afloop van een evenement inleveren. Daarna wordt het niet meer in behandeling genomen. Zie ook: Atletiekunie | Instructies declareren

Vragen?

Neem contact op met: [email protected]