Vrijwilligers en jury
Vrijwilligers zijn onmisbaar bij de organisatie van een loopevenement. Denk aan verkeersregelaars, een wedstrijdleider, een scheidsrechter en juryleden. Hier vind je tips over aantallen vrijwilligers, taakverdeling, werving en instructie.
Verkeersregelaar
Voorafgaand aan een evenement moeten evenementenorganisaties een vergunning aanvragen bij de wegbeheerder. In samenspraak met politie en gemeente wordt het type en aantal in te zetten evenementenverkeersregelaars bepaald en opgenomen in de vergunning.
De organisatie neemt contact op met de Stichting Verkeersregelaars Nederland (SVNL) voor de aanvraag van een code waarmee de instructie e-learning passend bij de soort verkeersregelaar, kan worden gevolgd. De organisatie toont een kopie van de voorlopige vergunning.
De organisatie en de evenementenverkeersregelaars registreren zich vervolgens op de website van de SVNL, waarna de instructie direct kan worden gestart. De organisatie ontvangt tijdens het verloop van de periode waarin de instructie wordt gevolgd informatie over de voortgang.
Na afloop van de instructie e-learning ontvangt de organisatie een overzicht met geslaagden en de instructieverklaring namens de Nederlandse politie.
Wedstrijdjury bij loopevenementen, crosslopen en traillopen
Taken & verantwoordelijkheden van de wedstrijdleider
Taken geruime tijd voorafgaand aan de wedstrijddag:
- Is betrokken bij de voorbereiding van de organisatie van de wedstrijd ten aanzien van: het parcours, wedstrijdschema + afstanden, start/finish gebied. Stelt zich op de hoogte van de inhoud van de diverse draaiboeken.
- Stelt zich op de hoogte van de aanvragen van een vergunning; het opstellen van een veiligheidsplan waaronder de verkeersveiligheid en een calamiteitenplan.
- Stelt zich op de hoogte van de wijze waarop de administratieve zaken rond inschrijvingen, tijdwaarneming en uitslagen geregeld worden.
- Regelt met de organisatie de bezetting van de jurytaken en is op de hoogte van de positie en taken van de overige vrijwilligers.
De wedstrijdleider is betrokken bij het voortraject van de wedstrijd. Hij overtuigt zich ervan dat voldoende maatregelen zijn getroffen om een reglementaire wedstrijd te kunnen houden. Hij woont waar mogelijk / noodzakelijk vergaderingen bij.
Taken in de week / dagen voorafgaand aan de wedstrijddag:
- Voert overleg / stemt af met scheidsrechter(s), overige juryleden.
- Controleert in samenwerking met de wedstrijdorganisatie de zaken genoemd in de diverse draaiboeken, die rechtstreeks gerelateerd zijn aan de wedstrijd en aan het totale loopevenement.
Taken op de wedstrijddag:
- Controleert het parcours en het start- en finishgebied inclusief de bijbehorende materialen en de verzorgingsposten.
- Leidt het juryoverleg (het is mogelijk dat dit overleg in de week voorafgaand aan het evenement plaatsvindt).
- Controleert de taakuitoefening van alle betrokkenen (in nauw overleg met de wedstrijdorganisatie) en ziet toe op de veiligheid op het gehele parcours.
- Neemt beslissingen (in nauw overleg met de scheidsrechter) ten aanzien van zaken in en rond de wedstrijd.
Taken na de wedstrijd:
- Stelt een evaluatierapport op ten aanzien van de organisatie van de wedstrijd en het voortraject.
- Koppelt de evaluatiepunten terug naar de overige juryleden en de organisatie.
Taken en verantwoordelijkheden van de scheidsrechter
Taken vóór de wedstrijddag:
- Is op de hoogte van het draaiboek voor: het parcours, de afstanden, start- en finishgebied, uitslagenverwerking en de taakverdeling van de juryleden.
Taken op de wedstrijddag:
- Heeft contact met de wedstrijdleider over de controletaken van de wedstrijdleider.
- Begeleidt de overige juryleden bij hun diverse taken.
- Ziet actief toe op een goed verloop van de wedstrijd.
- Neemt beslissingen bij eventuele overtredingen van het wedstrijdreglement (in nauw overleg met de wedstrijdleider).
- Stelt de (eind-)uitslag vast.
- Geeft eventuele verbeterpunten door aan de wedstrijdleider ter aanvulling van het evaluatierapport vanuit de wedstrijdleiding.
Taken en verantwoordelijkheden overige juryleden
Starter: Een officiële start van een wedstrijd kan alleen plaatsvinden met de aanwezigheid van een gekwalificeerde starter. Het gebruik van een startrevolver is alleen toegestaan als dit wapen gekoppeld is aan een persoonlijke vergunning van de aanwezige starter. Een startschot kan gelost worden door een andere persoon (altijd onder verantwoordelijkheid van en toeziend oog van de officiële starter!)
Afstemming tussen starter – wedstrijdleiding en tijdwaarneming is van belang voor het goede verloop van de wedstrijd.
Wapenverlof
Voor het aanvragen van (een verlenging van) een wapenverlof heb je een verklaring van de Atletiekunie nodig. Hierin wordt verklaard dat je voor het uitoefenen van de functie van starter een wapenverlof nodig hebt. Deze verklaring is op te vragen bij de afdeling wedstrijdsport.
Wapenverloven vallen onder de Wet wapens en munitie. Een startrevolver valt onder wapens categorie III. Op de website van de politie staan belangrijke documenten voor het aanvragen en behoud van een verlof:
Jury aankomsttijd
De juryleden aankomsttijd zorgen in nauwe samenwerking met de scheidsrechter (finish) voor een juiste uitslag en tijdwaarneming. In verband met de automatisering (chip) kan vooraf aangegeven worden hoeveel deelnemers / tijden geschreven worden op de finish (back-up)!
Microfonist
Alhoewel dit binnen de wegatletiek geen officiële functie meer is, is het belang van het goed functioneren van de microfonist van onschatbare waarde voor het wegevenement. Wedstrijdorganisatie en wedstrijdleiding stemmen vooraf de belangrijkste informatie af met de microfonist.
