Inschrijven & uitslagen
De inschrijving voor een loopevenement gaat online, het betreft hier een voorinschrijving. Vaak zit er aan deze voorinschrijving een betalingsverplichting vast. De deelnemer ontvangt via een mailbericht een bevestiging van zijn aanmelding. Dit kan gevolgd worden door het vooraf toezenden van het startnummer en/of andere informatie. Het kan ook zijn dat de organisatie ervoor kiest dat het startnummer inclusief chip of een losse chip óp of net vóór de wedstrijddag opgehaald moet worden.
Organisaties bepalen zelf hoe groot hun deelnemersveld is. Dit betekent dat op enig moment de (voor)inschrijving kan sluiten als het vooraf vastgestelde aantal deelnemers gehaald is.
Er zijn loopevenementen waarbij de deelnemers op de wedstrijddag zelf nog kunnen inschrijven en betalen. Dit is uiteraard afhankelijk van de nog beschikbare plekken.
Het is aan de organisatie om een medium te kiezen om de inschrijvingen te verwerken. Dit kan één van de gevestigde partijen zijn, maar het is ook mogelijk om dit via een zelf ingericht systeem te doen. Het is wel wenselijk dat dit te koppelen is aan de uitslagenregistratie, als deze via een chip gaat.
Uitslagen
De organisatie kan kiezen voor een handmatige verwerking van de uitslagen. Afhankelijk van de snelheid van het verwerken van de inschrijvingen in een uitslagensysteem, kan de organisatie wellicht bij de start / finish beschikken over deelnemerslijsten. De jury tijd- en aankomst werkt met stopwatches, tijdklokken, tijdprinters en schrijflijsten. Daarnaast is er een handmatige verwerking van de aankomst van de deelnemers op de finish door de registratie van de startnummers (in de goede volgorde). Tijden en finishvolgorde moeten achteraf gecombineerd worden om te komen tot een uitslag. Dit laatste kan tot stand komen door een koppeling van de inschrijvingen en de volgorde van aankomst/tijd.
Maakt een organisatie gebruik van geautomatiseerde inschrijfmodule en een start- en finishregistratiesysteem met behulp van één van de chipsystemen, dan beschikt de organisatie snel over tussenstanden/tijden en uitslagen. Tegenwoordig kunnen zelfs kleine wedstrijden (vanaf 200-500 deelnemers) beschikken over een (betaalbaar en erkend) geautomatiseerd uitslagensysteem.
N.B. Van tevoren kan de organisatie bepalen welke leeftijdsklassen opgenomen worden in de uitslagen van de wedstrijd. Dit kan los staan van het prijzenschema. In een uitslag van een wedstrijd moeten de wedstrijdlopers apart van de prestatielopers geregistreerd staan!
Gratis software: Stopwatch.nl
Stopwatch.nl is een webapplicatie waarmee je uitslagen van een hardloopwedstrijd (wegwedstrijden, crosslopen) op een makkelijke manier kunt verwerken. Het werkt via je browser, waardoor het downloaden of installeren van software niet meer nodig is. Alleen een internetverbinding is noodzakelijk.
Stopwatch.nl is de moderne opvolger van het computerprogramma Wegwed, wat gemaakt is door hetzelfde bedrijf. Het heeft dezelfde menu-indeling, waardoor overstappen makkelijk is.
Stopwatch.nl is ontwikkeld met meer dan 20 jaar praktijkervaring bij evenementen.
Het ontzorgt de organisatie en de administratie van je evenement (van inschrijving tot uitslag) wordt hiermee vereenvoudigd.
Stopwatch.nl kan geheel gratis gebruikt worden door bij de Atletiekunie aangesloten verenigingen en organisaties. Via www.stopwatch.nl kan een gebruikersprofiel worden aangemaakt, waarmee kan worden ingelogd. Per organisatie dient eerst eenmalig een verwerkersovereenkomst getekend te worden, om te voldoen aan de AVG privacyregels.
Wat kan er met Stopwatch.nl?
- Importeren van inschrijvingen uit Inschrijven.nl.
- Snel invoeren van deelnemer gegevens (o.a. met combinatie Atletiekunie lidnummer / geboortedatum).
- Afdrukken van o.a. deelnemerslijsten, juryformulieren en uitslagenlijsten met het logo en in de kleur van het evenement.
- Afdrukken van startnummer- en adresetiketten.
- Registeren van tijden met een laptop of tablet bij de finish.
- Exporteren van alle gegevens naar Excel.
- (Gratis) publicatie van de uitslagen op Uitslagen.nl.
- Digitaal verzenden van uitslagen naar de Atletiekunie.
- Eenvoudig met meerdere personen gelijktijdig werken in de applicatie.
- Ondersteuning van teamlopen / estafettelopen.
Chipregistratie
Stopwatch.nl kan ook gebruikt worden bij een aantal chipregistratiesystemen. Voor de uitslagverwerking bij gebruik van een chipregistratiesysteem heb je stopwatch.nl pro nodig. Hieraan zijn jaarlijks kosten verbonden (€ 31,00 excl. btw).
Meer informatie, kijk op www.stopwatch.nl of neem contact op via de mail.
Klik hier om de informatiefolder van Stopwatch.nl te downloaden.
Chipregistratiesystemen
Een chipregistratiesysteem moet aan enkele voorwaarden voldoen, namelijk:
- Het systeem moet zijn goedgekeurd door World Athletics.
- De apparatuur mag de voortgang van de atleet niet hinderen of belemmeren en geen actie van de atleet vereisen.
- Het gewicht van de chip (op schoen of startnummer) moet verwaarloosbaar zijn.
- Resolutie moet minimaal 1/10e seconde zijn.
- Tijden afronden op hele seconden naar boven.
- Officiële tijd is bruto tijd (startschot - finish), netto tijd (passage start - finish) ter kennisgeving.
Voor een overzicht van chipregistratiesystemen op de Nederlandse markt klik hier.
Atleta is de meest veelzijdige tool voor het organiseren van sportevenementen. Bekend van grote evenementen zoals Dam tot Damloop en de Plus Wandelvierdaagse van Alkmaar, maar ook van vele kleinere sportevenementen. Het maakt het organiseren nóg leuker. En niet onbelangrijk; inschrijven is super eenvoudig en biedt zoveel meer dan dat. Van formulieren aanmaken, verwerken van startnummers tot het scannen van tickets op je evenement.
Lees meer
