Facilitair en logistiek
Regel voorzieningen zoals drankposten, EHBO-posten, prijzen en sanitaire faciliteiten. Zorg voor duidelijke bewegwijzering en voldoende vrijwilligers voor ondersteuning. Werk met een veiligheidsplan en weet wat te doen in geval van een calamiteit.
Algemene informatie en voorbeelden over veiligheid, EHBO en calamiteitenplan vind je terug bij Veiligheid & medisch baanwedstrijden.
Als organisatie ben je verantwoordelijk voor de veiligheid van de deelnemers. Om deze veiligheid zoveel mogelijk te waarborgen, dienen er specifieke eisen gesteld te worden aan de veiligheid van het parcours, de drankposten, het (para-)medisch personeel en de medische voorzieningen.
Bij het organiseren van langeafstandslopen komen een aantal specifieke veiligheids- en sportmedische aspecten kijken.
- In uitzonderlijke gevallen qua temperatuur dan wel qua luchtverontreiniging, geeft de medische commissie van de Atletiekunie de sterke aanbeveling om de langeafstandsloop qua aanvangstijdstip te verschuiven dan wel af te gelasten. De laatste jaren zien we een toename van de temperatuur en dus ook van hitteberoertes onder de deelnemers.
- Maak atleten erop attent dat zij er zelf voor verantwoordelijk zijn dat zij (sport-)medisch gezien fit aan de start verschijnen.
- Door de organisatie daartoe aangewezen (para-)medisch personeel heeft het recht iemand uit de wedstrijd te halen.
- Het aanwezig zijn van AED's is bijna niet meer weg te denken (voor huren via de Atletiekunie zie hieronder).
Er zijn verschillende ondersteunende documenten beschikbaar over evenementenveiligheid. De Veldnorm Evenementenzorg, die hieronder is te downloaden, kan de gemeente als richtlijn aanhouden bij het verstrekken van een vergunning.
In samenwerking met het UMC Radboud, Le Champion, Stichting Zevenheuvelenloop en GGD Nederland heeft de Atletiekunie een video gemaakt over de risico's die hardlopen bij hoge temperaturen met zich meebrengt. Deel deze animatie met je achterban. Ook is het toegestaan om deelnemers te wijzen op artikelen op hardlopen.nl over dit onderwerp, zoals: 'hoe om te gaan met hitte tijdens hardloopevenementen' of 'zo voorkom je hitteproblemen tijdens het hardlopen'. Zo zorgen we er samen voor dat zoveel mogelijk hardlopers op de hoogte zijn van de hitteproblematiek.
De drempel om te starten met hardlopen is steeds lager komen te liggen. Hardlopen is een erkend middel om gezond en fit door het leven te gaan. Eén risico waar tot voor kort vaak de eerste hulp te laat kwam is de acute hartstilstand. Gebleken is dat het binnen enkele minuten leveren van adequate hulp een leven kan redden.
Huren AED's
De Atletiekunie biedt de mogelijkheid om AED’s (ofwel de Automatische Externe Defibrillator) in te zetten bij loopevenementen. Een AED is een draagbaar apparaat dat via gesproken opdrachten helpt bij het reanimeren. De AED's kunnen zowel door aangesloten- als niet aangesloten loopevenementenorganisaties worden gehuurd. De AED's zijn eigendom van de Atletiekunie, maar de gehele afhandeling van planning, verhuur en facturatie vindt plaats via PROM’ES .
Maak je belangstelling voor het huren van AED’s kenbaar via dit digitale aanvraagformulier.
Tarieven aangesloten organisaties (genoemde bedragen zijn een pakketprijs, excl. BTW en verzendkosten)
- Pakket A: 1 t/m 5 AED's: €95,-
- Pakket B: 6 t/m 10 AED's: €130,-
- Pakket C: 11 t/m 15 AED's: €190,-
Tarieven niet-aangesloten organisaties (genoemde bedragen zijn een pakketprijs, excl. BTW en verzendkosten)
- Pakket A: 1 t/m 5 AED's: €180,-
- Pakket B: 6 t/m 10 AED's: €270,-
- Pakket C: 11 t/m 15 AED's: €320,-
Bij het gebruik van een cassette wordt €50,- (excl. BTW) in rekening gebracht.
Bij annulering van de bestelde AED’s worden kosten in rekening gebracht. Bij annulering binnen 2 maanden voordat het loopevenement plaatsvindt, bedragen de annuleringskosten 50% van het totaal bedrag (inclusief BTW).
Algemene voorwaarden verhuur AED PROM'ES.
Als organisatie hoop je het niet mee te maken, maar er zijn situaties denkbaar dat het evenement afgelast moet worden of dat een deelnemer overlijdt tijdens het evenement. Hier vind je als organisaties een handreiking hoe je hier mee om kan gaan.
Vrijwilligers zijn onmisbaar bij de organisatie van je loopevenement. Je kunt er nooit genoeg van hebben.
Mocht je overwegen een vergoeding te geven aan de vrijwilligers, kijk dan op de pagina vrijwilligersvergoeding.
Verkeersregelaars
Een speciale groep vrijwilligers zijn de verkeersregelaars. Er zijn beroeps- en evenementenverkeersregelaars. Meer hierover op de pagina 'vergunningen en verzekeringen'. Omdat de kosten voor beroepsverkeersregelaars hoog op kunnen lopen is het altijd raadzaam om (zoveel als toestaan is in de vergunning) evenementenverkeersregelaars op te leiden en in te zetten.
Voor een goed verloop van een wegwedstrijd zijn officials nodig.
- Wedstrijdleider
- Scheidsrechter(s)
- Starter
- Jury aankomst
- Microfonist
- Eventueel een observator parcours
Iedere official heeft zijn eigen rol voor, tijdens en na het evenement.
Tijdens hardloopevenementen worden bijna altijd wegwerpbekertjes (SUP; Single Used Plastic) gebruikt voor de drankposten en/of voor de verkoop. Vanaf 1 januari 2024 mogen bekertjes van plastic of met een plastic coating, die nu vaak gebruikt worden, niet meer gebruikt worden tenzij deze worden ingezameld en hoogwaardig gerecycled.
Open en gesloten evenementen
De regels verschillen voor ‘open’ en ‘gesloten’ evenementen. Voor hardloopevenementen (op de weg en in het bos) geldt dat de wedstrijd zelf een gesloten evenement is. Maar wat om de wedstrijd heen wordt georganiseerd, is een open evenement omdat dit vrij toegankelijk is. Dat betekent dat de regels dus verschillend zijn voor een drankpost in het parcours en het drinken dat verkocht wordt aan bezoekers en atleten buiten de wedstrijd om.
Meer uitleg over de verschillen en de richtlijnen per 'open' en 'gesloten' evenementen in de factsheet van de Rijksoverheid.
Hoogwaardige recycling
Het is op dit moment mogelijk om bekers gemaakt van polyethyleentereftalaat (PET) hoogwaardig te recyclen, ook zijn er diverse kartonnenbekers met plastic coating goedgekeurd waaronder de bekers van Conpax die via o.a. PROM'ES te bestellen zijn. Wil je gebruikmaken van hoogwaardige recycling, moet je dit vóór je evenement melden bij de Inspectie Leefomgeving en Transport. Je moet na afloop aantonen dat je voldaan hebt aan de minimale inzamelnorm van hoogwaardige recycling. Deze norm is in 2025 80% en loopt op tot 90% in 2027. Belangrijk dus om goed na te denken hoe je er voor zorgt dat deze hoeveelheid inderdaad retour komt. Ga je werken met dropzones, grote afvalbakken, etc.. Te zeer vervuilde bekers zijn niet meer hoogwaardig te recyclen. Er is nog niet beschreven wat de gevolgen zijn als je onder het minimale percentage van recycling uitkomt.
Het is belangrijk om vooraf goede afspraken te maken met je afvalinzamelaar die dit gescheiden moet vervoeren en met de afvalverwerker die het hoogwaardig kan recyclen en je kan helpen bij de verplichte administratie die nodig is voor de uitzondering. Niet alle afvalinzamelaars in Nederland werken hier aan mee. Er zijn nog geen landelijke richtlijnen hiervoor. Jullie partij bekers moet apart gehouden worden om te kunnen meten of je aan het minimale inzamelpercentage voor hoogwaardige recycling voldoet. Houdt rekening met extra kosten voor transport/ recycling zeker bij kleine partijen bekers.
De Atletiekunie is in 2025 samen met een aantal grote loopevenementen-organisaties en de Groene Lobby een project gestart om te komen tot een geschikte beker voor loopevenementen die voldoet aan de nieuwe wetgeving.
Handige links:
Er zijn diverse event-suppliers die je kunnen helpen met prijzen of herinneringen voor je evenement.
PROM'ES is een van deze bedrijven en werkt de Atletiekunie mee samen.
