Evenement afgelasten
Afgelasting van je evenement is helaas een scenario dat zich voor kan doen, maar waar je als organisatie vaak minder bij stilstaat. Doordat je jaren op normale wijze je evenement ziet plaatsvinden wordt de aandacht aan een afgelasting-scenario vaak voor je gevoel minder relevant. Toch is het ontzettend belangrijk je hier goed op voor te bereiden.
Ook in je voorbereiding denk je na over ‘wat als…’
Best case scenario’s en worst case scenario’s
Als organisatie hoop je vooral op een wedstrijddag volgens je ‘best case scenario. Daar ligt je doel en dan vier je feest. Maar natuurlijk loopt zo’n wedstrijddag nooit helemaal vlekkeloos. Misschien merken de deelnemers en bezoekers daar niets van, maar als organisatie sta je continu paraat om over te schakelen naar een ander plan.
In je voorbereiding is het dus van groot belang om ook je worst case scenario’s uit te diepen. Vaak ga je met je calamiteitenplan al diverse scenario’s langs om voorbereid te zijn op bijvoorbeeld onverwachte weersomstandigheden; medische gevallen etc. Ook afgelasting moet een scenario zijn waar je een draaiboek voor maakt. Hoe ga je tot dit besluit komen (bijvoorbeeld gebruik maken van het BOB-model: beeldvorming – oordeelvorming – besluitvorming) en wie moet je daarbij betrekken.
7 belangrijke vragen die jij je afvraagt in het plan voor afgelasting
- Deelnemers die volgend jaar toch weer terugkomen
- Een goed imago na het moeten afgelasten van een editie
- Geen financiële teruggave hoeven te doen aan deelnemers/sponsoren
Zorg dat je tijdens je afspraken met sponsoren en partners ook dit scenario op papier vast hebt staan.
Goed om dit op voorhand te weten.
- Uitstel naar een nieuwe datum
- Tegemoetkoming: in je algemene voorwaarden clausule is het belangrijk op te nemen wat er gebeurt met het inschrijfgeld indien het evenement wordt afgelast. Door dit op voorhand paraat te hebben, sta je sterker richting je communicatie in situatie van afgelasting.
- Virtuele wedstrijd in plaats van het evenement
- Speciale aanbieding: volgend jaar kunnen gedupeerde deelnemers een week eerder inschrijven of korting op andere evenementen van je organisatie
Zorg in ieder geval altijd dat de oplossing die je kiest in lijn is met de algemene voorwaarden waar je deelnemers voor akkoord hebt laten tekenen/vinken. Een format en tips voor het opstellen van algemene (deelnemers)voorwaarden, vind je hier.
- Ga je dit alsnog versturen?
- Kunnen deelnemers dit alsnog ophalen als herinnering? En hoe ga je dit regelen?
- Neem je dit mee naar volgend jaar voor terugkomende deelnemers
Denk aan de plaatselijke voedselbank, ziekenhuizen of lokale horeca gelegenheden.
- Voor het eventueel moeten afgelasten van je evenement moet je een aparte verzekering afsluiten.
- Heb je wel een verzekering voor afgelasting? Kijk goed bij jouw maatschappij welke invloeden voor afgelasting hieronder vallen, dit is niet overal hetzelfde.
Communicatie bij afgelasten evenement
Als organisatie moet je een spoedoverleg inplannen om te bedenken wat je gaat doen en welke acties daaruit komen. Als evenementenorganisatie heb je meerdere partners; doelgroepen die je binnen een kort tijdsbestek moet voorzien van de juiste informatie. Zorg met de gehele organisatie dat je met hetzelfde verhaal naar buiten gaat en optioneel kun je zorgen voor één aanspreekpunt per doelgroep om betrouwbaar over te komen.
Met wie start je je communicatie zo snel mogelijk na de besluitvorming?
- Al je interne ‘medewerkers’, iedereen heeft hetzelfde verhaal en moet het van eerste hand horen.
- De gemeente; medische partners; verkeersregelaars en derden die nodig zijn om überhaupt het evenement te laten plaatsvinden.
- Sponsoren
- Deelnemers: ze willen weten waar ze aan toe zijn.
- Verkopers
Adviezen rondom communicatie
Er zijn 8 adviezen voor je communicatie tijdens crisisbesluitvorming:
- Wees eerlijk;
- Communiceer zo snel mogelijk;
- Neem je verantwoordelijkheden en laat dat zien;
- Toon begrip, verplaats je in de persoon die tegenover je staat en bedenk op welke manier hij/zij de beste zorg krijgt;
- Blijf nuchter in je communicatie. Er zijn altijd mensen die het niet eens zijn met de beslissing;
- Communiceer alleen de feiten. Welke uitspraken je ook doet, het wordt snel opgepakt door sociale media;
- Ondersteun de mensen in je organisatie in de communicatie naar buiten toe. Hierdoor sta je als organisatie sterker en betrouwbaarder;
- Blijf bij je vooraf gemaakte planning rondom crisisbesluitvorming.
Wanneer ga je communiceren over afgelasting van het evenement?
Vindt je evenement pas over 8 weken over langer plaats?
- Neem in je nieuwsbrief eventuele gedachtes mee wat de huidige situatie betekent voor jullie als evenement;
- Blijf begrip tonen en geef aan dat jullie blijven hopen dat het evenement gewoon door kan gaan;
- Vertel wanneer je met een volgende update komt;
- Houd de personen elke 3-4 weken op de hoogte tot dat het evenement binnen minder dan 8 weken plaats gaat vinden.
Vindt je evenement binnen 5-8 weken plaats?
- Blijf transparant en duidelijk in waar je momenteel als organisatie zit;
- Blijf medeleven en begrip tonen. Leef je in met welk gevoel en vragen de personen kunnen zitten;
- Houd de personen elke 2 weken op de hoogte tot het evenement binnen minder dan 5 weken plaats gaat vinden.
Vindt je evenement binnen 5 weken of korter plaats?
- Communiceer zo snel mogelijk je beslissing;
- Geef duidelijke feiten;
- Blijf medeleven en begrip tonen. Leef je in met welk gevoel en vragen de personen kunnen zitten;
- Vertel wanneer je weer komt met een update (elke week en 2-3 weken vóór het evenement ga je naar 2 keer per week).
