Deelnemers- en tijdregistratie
Stel een systeem op voor inschrijvingen en betalingen. Houd rekening met het verstrekken van startnummers. Combineer dit met de tijdregistratie(partner). Denk na over publiceren van de uitslagen.
Hardlopen.nl heeft de officiële hardloopkalender van de Atletiekunie. Deze kalender is een van de meest complete overzichten van hardloopevenementen in Nederland. Hardlopen.nl wordt jaarlijks door ruim 1,5 miljoen hardlopers bezocht waarvan de evenementenkalender een belangrijk onderdeel is. Daarnaast ontvangen wekelijks 80.000 hardlopers de nieuwsbrief waarin ook evenementen worden getoond .
Alle typen loopevenementen hebben een plek op de kalender. Ben je als organisatie aangesloten bij de Atletiekunie? Dan is het aanmelden van je evenement dé manier om ons te informeren over je wedstrijd zoals de wedstrijdkalender op Atletiek.nl dit is voor de baanwedstrijden.
De inschrijving voor een loopevenement gaat online, het betreft hier een voorinschrijving. Vaak zit er aan deze voorinschrijving een betalingsverplichting vast. De deelnemer ontvangt via een mailbericht een bevestiging van zijn aanmelding. Dit kan worden gevolgd door het vooraf toezenden van het startnummer en/of andere informatie. Het kan ook zijn dat de organisatie ervoor kiest dat het startnummer inclusief chip of een losse chip óp of net vóór de wedstrijddag opgehaald moet worden.
Organisaties bepalen zelf hoe groot hun deelnemersveld is. Dit is afhankelijk van de capaciteit van onder andere je parcours, parkeren en EHBO of het aantal is bepaald in je vergunning. Dit betekent dat op enig moment de (voor)inschrijving kan sluiten als het vooraf vastgestelde aantal deelnemers gehaald is. Er zijn loopevenementen waarbij de deelnemers op de wedstrijddag zelf nog kunnen inschrijven en betalen. Dit is uiteraard afhankelijk van de nog beschikbare plekken.
Het is aan de organisatie om een systeem te kiezen om de inschrijvingen te verwerken. Dit kan één van de gevestigde partijen zijn, maar het is ook mogelijk om dit via een zelf ingericht systeem te doen. Het is wel wenselijk dat dit te koppelen is aan de uitslagenregistratie, als deze via een chip gaat.
Bekende inschrijfsystemen:
Het is verstandig algemene voorwaarden op te stellen en duidelijk zichtbaar op de website te plaatsen.
Tijdregistratie voor weg- of crosswedstrijden gaat bijna altijd met een chip aan het startnummer of de schoen. Deze chip registreert de tijd zodra lopers over een mat lopen van het tijdsregistratiesysteem.
Voorwaarden aan de tijdregistratie:
- het systeem moet zijn goedgekeurd door WA;
- de apparatuur mag de voortgang van de atleet niet hinderen of belemmeren en geen actie van de atleet vereisen;
- het gewicht van de chip (op schoen of startnummer) moet verwaarloosbaar zijn;
- resolutie moet minimaal 1/10e seconde zijn;
- tijden afronden op hele seconden naar boven;
- officiële tijd is brutotijd (startschot - finish) met de nettotijd (passage start - finish) ter kennisgeving.
Een aantal bekende partijen zijn: - Chronorace
- Splittime
- Sportrent
- Mylaps
- Startnummer express
Stopwatch.nl is een online applicatie om op een gebruikersvriendelijke manier de uitslagen van een hardloopwedstrijd te verwerken. Stopwatch.nl is te gebruiken met alle veel voorkomende tijdregistratiechips en systemen. Stopwatch.nl basis is gratis voor bij de Atletiekunie aangesloten organisaties.
De uitslagen van alle officiële wedstrijden moeten binnen 1 week na afloop van het evenement gedeeld worden met de Atletiekunie. (Zie wedstrijdreglement WR 1.11) Deze uitslagen worden onder andere gebruikt voor ranglijsten.
De volgende partijen hebben hiervoor een rechtstreekse koppeling met de Atletiekunie.
- Uitslagen.nl
- Mylaps
- Chronorace
- Seltec
- Atleta
- Atletiek.nu
Zorg dat bij aanmelding voor alle deelnemers duidelijk is dat de uitslagen gedeeld worden met de Atletiekunie.
Werk je niet met een van bovenstaande organisaties neem dan contact op met [email protected] op welke wijze de uitslagen aangeleverd kunnen worden.
