Verzekeringen en vergunningen

Meer informatie over verzekeringen kun je hier vinden.

Vergunningen

Wanneer je een evenement organiseert, moet je hiervoor één of meerdere vergunningen aanvragen. Hieronder staan de vergunningen waar je als organisator het meest mee te maken krijgt.

Vergunningen zijn regio gebonden. Informeer daarom bij de stad of gemeente waar je evenement plaatsvindt naar de exacte informatie. Het is sowieso een goed idee om de organisatie van je event aan de lokale overheid te melden. In sommige gevallen is dat zelfs verplicht.

Evenementenvergunning

Organiseer je een evenement op een publiek toegankelijke plaats, dan heb je mogelijk een evenementenvergunning van de gemeente nodig. Voor kleine evenementen is melding maken van het evenement bij de gemeente soms voldoende. Vindt je evenement plaats óp of aan het water, dan moet je meestal bij de provincie of het verantwoordelijke bestuur voor het betreffende water aankloppen.

Houd er rekening mee dat in de meeste gemeenten geldt dat evenementenvergunningen uiterlijk acht weken vóór het evenement aangevraagd moeten zijn. Een gemeente doet er vervolgens enkele weken over om de vergunning/ontheffing daadwerkelijk te verlenen. Wacht dus niet met organiseren tot je het vergunningspapiertje in huis hebt.

De vergunninghouder (meestal de organisatie van het evenement) is verantwoordelijk voor de orde en de veiligheid van de deelnemers en bezoekers op het evenemententerrein. In de vergunning staat welke maatregelen je als organisator moet nemen om de openbare orde, gezondheid en (brand)veiligheid tijdens het evenement te waarborgen en hoe incidenten moeten worden aangepakt. Een veiligheidsplan, draaiboek en/of risicoanalyse kan een verplicht onderdeel zijn van de procedure.

Auteursrechten en billijke vergoeding

Wanneer er muziek is op je evenement, ook al is het achtergrondmuziek, moet je auteursrechten betalen via Sabam (België) of Buma-Stemra (Nederland). Naast de auteursrechten wordt er ook een billijke vergoeding voor uitvoerders en producenten geïnd.

Geluidsoverlast

Speelt muziek een belangrijke rol op je evenement of brengen je gasten de nodige decibels met zich mee? Ga dan na of een vergunning voor geluidsoverlast nodig is. Die valt onder de milieuvergunning en beperkt het maximaal aantal decibels. Zeker in de buurt van woningen wordt 's nachts en op zondag streng opgetreden wanneer de geluidsnorm overschreden wordt. Sommige locaties zijn daarom voorzien van een geluidsbegrenzer.

In sommige gevallen ben je niet verplicht om een milieuvergunning aan te vragen. De afgelopen jaren is de regelgeving rond geluidsnormen strenger geworden en doe je er goed aan om het geluidsvolume te meten (voor grote evenementen is dit verplicht). Evenementen met gemiddeld 95 decibel over een kwartier of 100 decibel over een uur, zijn bovendien verplicht om gratis oorbeschermers uit te delen.

Plaatsen van tenten, podia, stellingen en tribunes

Wanneer je een tent, podium, stelling of tribune plaatst, moet je toestemming vragen aan de gemeente. De brandweer zal de locatie en constructie moeten inspecteren en veilig verklaren. Om een vergunning aan te vragen, moet je zaken als een plattegrond van de tent, de afmetingen, indeling, materiaal en het aantal gasten doorgeven. Ook de nooduitgangen en evacuatieroutes duid je aan in het dossier.

Sluitingsuur

Veel locaties moeten zich houden aan een sluitingstijd die zeker niet overschreden mag worden. Buurtbewoners mogen in ieder geval na 22:00 uur geen last ondervinden van het evenement en het publiek. Wil je afwijken van het standaard sluitingsuur? Vraag dan schriftelijk toestemming aan de lokale overheid.

Sterke dranken

Wanneer je alcoholische dranken wilt aanbieden heb je twee vergunningen nodig: een tapvergunning en een vergunning voor het schenken van sterke drank. Meestal beschikt de locatie zelf over de nodige vergunningen. Is dit niet het geval of richt je zelf een locatie in, vraag dan de vergunningen aan bij de gemeente.

Voeding

Er zijn strenge regels verbonden aan de bereiding van voedsel. Vraag steeds of de cateraar en uitbaters van eetkramen over de nodige erkenningen en vergunningen beschikken.

Vuurwerk

Wie (professioneel) vuurwerk afsteekt, heeft daar een vergunning voor nodig van de gemeente of provincie. Je kunt het pyrotechnisch bedrijf vragen de vergunningaanvraag (versneld) voor je te verzorgen. Het vuurwerkbedrijf moet daarnaast zelf ook nog beschikken over de nodige vergunningen om het vuurwerk te mogen afsteken.

Via de volgende link kun je eenvoudig naar de vergunningaanvragen van jouw gemeente:

https://www.ondernemersplein.nl/

(Bron: eventplanner.nl)