Voorbereiden

Volgens het wedstrijdreglement moet een wedstrijd altijd worden goedgekeurd door de Atletiekunie. Deze goedkeuring verloopt via de wedstrijdkalender. Daarom is het belangrijk dat alle wedstrijden worden aangemeld in Volta. Of het nu gaat om een open- of onderlinge wedstrijd en van pupillen tot masters.  Zodra de wedstrijd  in Volta is aanmeld, is hij zichtbaar op de wedstrijdkalender. De kalendercoördinator van je regio keurt in Volta de wedstrijd op basis van toetsingscriteria voor goedkeuring die onderaan deze pagina staan weergegeven.Wedstrijden georganiseerd door aangesloten organisaties zijn tot 1000 deelnemers en vrijwilligers verzekerd via de collectieve aansprakelijkheidsverzekering. Voorwaarde is dat de Atletiekunie er over is geïnformeerd. Ook daarom is het dus belangrijk dat alle wedstrijden in de wedstrijdkalender staan. 

Er komen veel organisatorische aspecten kijken bij het organiseren van een baanwedstrijd. Het tijdspad waarbinnen de taken uitgevoerd moeten worden, is van belang. Om je hierbij te helpen is er een handleiding opgesteld voor de wedstrijdorganisatiecommissie.

Zodra de wedstrijd is aangemaakt in Volta, kun je verder werken in het wedstrijdadministratiesysteem. Je hoeft niet te wachten tot de kalendercoördinator de wedstrijd heeft gekeurd. De twee erkende wedstrijdadministratiesystemen zijn Atletiek.nu en Seltec (Track & Field, TAF). Organisaties zijn altijd vrij in hun keuze voor het wedstrijdadministratiesysteem, ongeacht het type baanwedstrijd.

De inschrijfgelden hangen af van de faciliteiten en de opzet van een wedstrijd. Houd rekening met onder andere de volgende posten:

Ben je als organisatie of stichting lid van de Atletiekunie, dan zijn evenementen tot 1.000 deelnemers via ons verzekerd. In veel gevallen is het verstandig een evenementenverzekering af te sluiten omdat hiermee dan ook de bezoekers aan uw evenement en andere zaken breder verzekerd zijn.

Als je bij je wedstrijd werkt met een starter (startschot), heb je daarvoor een wapenverlof nodig. Voor het aanvragen van (een verlenging van) een wapenverlof heb je een verklaring van de bond nodig. Hierin wordt verklaard dat je voor het uitoefenen van de functie van starter een wapenverlof nodig hebt. Deze verklaring is op te vragen bij de afdeling wedstrijdsport.

Hieronder staan regels die van toepassing zijn op geluids- en lichtoverlast.

Vanuit de arbowetgeving heeft een werkgever de verantwoordelijkheid om haar werknemers deugdelijke beschermende middelen te bieden indien de werknemer geregeld aan tonen boven 80 decibel blootstaat. Vanaf 80 dB(A) geldt de grens van gevaar op lawaaislechthorendheid. In dit opzicht gelden naast de Atletiekunie ook de aangesloten verenigingen als werkgever. Voor een BWO zijn dit dus de verenigingen en bij een CWO of NWO de Atletiekunie.

Deze algemene voorwaarden zijn opgesteld voor organisatoren van een baanevenement. Dit kan elk baanevenement zijn. Bij het organiseren van jouw wedstrijd is het van belang om vooraf alle zaken goed te regelen. Het opstellen en gebruiken van algemene voorwaarden kan daar ook bij horen.

World Athletics (WA) houdt de WA Global Calendar bij van alle wedstrijden die een World Athletics label toegekend hebben gekregen. Een label betekent dat atleten ranking punten kunnen verdienen op deze wedstrijden. Atleten die zich willen kwalificeren voor internationale toernooien kunnen dit alleen doen op wedstrijden met een label van WA. Ook Wereld- en Europese records worden alleen toegekend op World Rankings Competition wedstrijden.