Veelgestelde vragen over de verenigingsmonitor

Met de verenigingsmonitor krijg je inzicht in hoe je vereniging ervoor staat. Door je vereniging in het benchmark dashboard op specifieke onderdelen te vergelijken met andere verenigingen zie je op welke terreinen het goed gaat, waarin je verbeteringen kunt doorvoeren en waar kansen liggen. Deze informatie kun je gebruiken voor het (door)ontwikkelen van beleid, focuspunten en acties. Een extra voordeel is dat de ingevulde gegevens bewaard blijven, waardoor je historie opbouwt. Ook staan er tips en inspirerende best practices in de monitor. In deze video leggen we uit wat jouw vereniging aan de verenigingsmonitor heeft.

Sinds de eerste uitstuur van de verenigingsmonitor is de vragenlijst elk jaar gebruiksvriendelijker geworden: korter en makkelijker in te vullen. Zo zijn de afgelopen jaren een navigatiemenu toegevoegd en is het mogelijk geworden om onderdelen van de vragenlijst door te sturen naar medebestuurders. Ook is een portal toegevoegd. Hierdoor is het invullen en doorsturen van de vragenlijst nog weer makkelijker geworden. 

Alleen jouw vereniging krijgt inzicht in de door jou ingevulde antwoorden. In het benchmark dashboard is het alleen mogelijk om een vergelijking te maken met een groep van minimaal vijf verenigingen, waardoor anonimiteit gewaarborgd blijft. Daarnaast krijgen medewerkers van de Atletiekunie en van jouw gemeente (indien jouw gemeente de monitor ook uitstuurt) inzicht in de antwoorden, mits dit noodzakelijk is voor hun werkzaamheden.

De vragenlijst is ontwikkeld in samenwerking met andere sportbonden en gemeenten, zodat je je vereniging in het benchmark dashboard ook kunt vergelijken met verenigingen in andere takken van sport. Om dit mogelijk te maken, dient overal dezelfde terminologie gebruik te worden.

Sinds dit jaar zijn er ook gemeenten aangesloten bij de verenigingsmonitor. Omdat nu gemeentes de vragenlijst ook uitsturen, hanteren we formeler taalgebruik. 

De link en inloggegevens worden in de week van 11 november 2024 verstuurd naar de secretarissen van alle verenigingen. Wil jij als bestuurder dus de vragenlijst invullen? Vraag dan aan de secretaris van jouw vereniging de link en inloggegevens. Heeft jouw secretaris geen mail gehad? Neem dan contact op met Mandy Nagengast of Eddy van Veghel via [email protected]. 

Het invullen van de vragenlijst neemt ongeveer twee uur in beslag. Dit hoeft niet in één keer en hoeft niet gedaan te worden door één persoon. De vragenlijst is opgedeeld in diverse onderdelen. Via de portal kun je elk onderdeel naar een specifieke functionaris versturen, waardoor elke functionaris een eigen onderdeel kan invullen en het invulwerk dus verdeeld wordt. Als je vorig jaar hebt deelgenomen aan de monitor dan gaat het invullen van de vragenlijst dit jaar sneller, omdat een aantal antwoorden al voor je is ingevuld.

Dit jaar ontvangen alle secretarissen de vragenlijst rond 13 november 2024. Verenigingen kunnen de vragenlijst invullen tot en met 14 februari 2025. In april 2025 komt het benchmark dashboard beschikbaar voor alle verenigingen die de vragenlijst hebben ingevuld.

De vragenlijst wordt één keer in de twee jaar uitgestuurd. Vul je nu de vragenlijst dus niet in? Dan kun je in 2026/2027 de vragenlijst pas weer invullen en heb je tot die tijd geen toegang tot het benchmark dashboard. Een gemiste kans! Vul je de vragenlijst nu wel in? Dan profiteer je dus twee jaar lang van toegang tot het benchmark dashboard.

Ja, antwoorden worden opgeslagen op het moment dat je op ‘volgende’ klinkt. Let op: als je op de knop ‘Naar hoofdmenu’ klikt, dan worden je antwoorden niet opgeslagen. Klik dus altijd eerst op ‘volgende’ voordat je naar het hoofdmenu gaat. Het is dus ook belangrijk om altijd eerst op ‘volgende’ te klikken voordat je je internetpagina afsluit om later verder te gaan aan de vragenlijst.

Ja, dat kan. Via het navigatiemenu aan de linkerkant kun je altijd terug naar eerdere onderdelen. Ook als je dat onderdeel al definitief hebt gemaakt.

• De eerste optie is om één persoon de leiding en coördinatie te geven over de vragenlijst. Die persoon kan de verschillende onderdelen uitzetten bij verschillende personen binnen de vereniging. Het is namelijk mogelijk om onderdelen van de vragenlijst per mail toe te sturen naar andere personen binnen je vereniging. Zo kunnen zij zelf de vragen binnen dit onderdeel beantwoorden. Ook kunnen meerdere mensen tegelijkertijd aan meerdere onderdelen werken;
• De tweede optie is om op één avond met alle personen die nodig zijn om de vragenlijst in te vullen af te spreken en samen in één keer door de vragenlijst heen te lopen. Dit doe je dan bijvoorbeeld met de voorzitter, secretaris, penningmeester en voorzitter van de technische commissie. Door vooraf de pdf-versie te bekijken kun je bepalen wie er nodig is om de vragenlijst in te vullen;
• De derde optie is om één persoon (of twee personen) de vragenlijst helemaal in te laten vullen. Dit dient wel iemand te zijn die goed op de hoogte is van alle aspecten binnen de vereniging. Hierna kunnen specifieke functionarissen de antwoorden controleren. Het is handig om te vragen of andere functionarissen die avond telefonisch bereikbaar willen zijn.

Het benchmark dashboard is op dit moment beschikbaar voor alle verenigingen die de verenigingsmonitor hebben ingevuld in 2023. 

Als je de verenigingsmonitor invult in de periode november en deze voor 14 februari 2025 afrondt, dan krijg je in april 2025 een mail met inloggegevens voor het benchmark dashboard.

In onderstaande video leggen we uit hoe het benchmark dashboard werkt. Let op: dit is een instructievideo van de oude versie van het dashboard (2020 en 2021). Sinds 2022 is het dashboard vernieuwd, maar wat je ermee kunt is nog hetzelfde. Daarnaast heeft er een webinar plaatsgevonden over het gebruik van het dashboard. Deze kun je terugkijken en vind je op deze pagina.