VoltaClub
VoltaClub is hét pakket waarmee atletiekverenigingen en loopgroepen worden ondersteund en ontzorgd op het gebied van administratie én communicatie. Met dit complete pakket kunnen aangesloten clubs eenvoudig vanuit één platform hun hele administratie uitvoeren. Daarnaast vinden leden, vrijwilligers en fans al hun clubinformatie in de gepersonaliseerde app. Het complete VoltaClub pakket bieden we alle aangesloten clubs kosteloos aan.
De voorzitters en secretarissen van iedere vereniging en de contactpersonen van loopgroepen hebben een mail ontvangen om een login voor Volta aan te maken voor een beheerders functie. Dit zijn persoonlijke logins die niet doorgestuurd kunnen worden. Vervolgens kunnen deze beheerders zelf andere gebruikers aanmaken, zodat je zelf kunt bepalen wie er toegang heeft tot de ledenadministratie.
Als je gebruik maakt van Volta Club, kan je per gebruiker verschillende rechten instellen.
Als loopgroep of niet-gekoppelde vereniging beheer je nu je leden in Volta. Maak je gebruik van ledenadministratie software van AllUnited, Sportlink of Club Assistent, dan verandert er niets. Mutaties worden automatisch verwerkt in Volta.
Maak je gebruik van ledenadministratie software van AllUnited, Sportlink of Club Assistent, dan verandert er niets. Mutaties worden automatisch verwerkt in Volta. Wel kan je inloggen om de gegevens van je vereniging en leden te raadplegen in Volta. Daarnaast verlopen de competitie inschrijvingen en facturen via Volta. Op de lange termijn worden er meer functionaliteiten aan Volta toegevoegd.
Heb je een lopende overeenkomst met AllUnited, Sportlink of Club Assistent en ben je geïnteresseerd om over te stappen? Laat het weten en we kijken naar een oplossing die bij jou past.
In opdracht van de Atletiekunie is Focus On Your Sport B.V. (FOYS) de ontwikkelaar van Volta en hiermee ook de verwerker van de gegevens. De Atletiekunie heeft afspraken gemaakt over het gebruik van gegevens met verenigingen/loopgroepen. Voor het gebruik van Volta is het voor jou als vereniging niet nodig om een extra verwerkersovereenkomst te sluiten. Als je besluit om als vereniging/loopgroep gebruik te maken van VoltaClub, dan sluit de vereniging een verwerkersovereenkomst af met FOYS.
Met een twee factor authenticatie krijg je toegang tot de Volta omgeving. Volg de onderstaande stappen om de twee factor authenticatie te installeren.
- Download een twee factor authenticatie app, dit kan Microsoft Authenticator of Google Authenticator zijn. Deze apps zijn gratis te installeren in de Apple of Google Play Store.
- Scan vervolgens met je telefoon de QR code die getoond wordt als je wilt inloggen in Volta.
- Er wordt een verificatie code gegenereerd en vul deze in.
- De twee factor authenticatie app is nu geïnstalleerd voor jouw login in Volta.
- Je hebt de twee factor authenticatie app telkens als je wilt inloggen nodig. Op het moment dat je inlogt en er gevraagd wordt naar de authenticatie code open je de authenticator app op je telefoon en neem je de zes cijfers over die automatisch getoond worden. De code wijzigt om de 30 seconden.
De code die gegenereerd wordt, is maar een aantal seconden geldig. Als je een melding 'Ongeldige code' krijgt, kun je het met een nieuwe code opnieuw proberen. Een nieuwe code verschijnt vanzelf. Sluit eventueel de app en open deze opnieuw.
Een van de verenigingsbeheerders van Volta kan de twee factor authenticatie voor je resetten. Of mail naar [email protected]. Als je hierna inlogt als functionaris, kun je de twee factor authenticatie opnieuw instellen.
De voorzitters en secretarissen van clubs en de contactpersonen van loopgroepen zijn als club-/loopgroepbeheerder geregistreerd. Zij kunnen andere verenigingsfunctionarissen als gebruiker aanmaken. Dit kan bij 'Gebruikersbeheer', links in het menu bij 'Instellingen'. Klik vervolgens rechtsboven op de button 'Gebruiker toevoegen'.
Je vult vervolgens de volgende velden in:
- E-mail adres
- Gebruikerstype: Clubbeheerder
- Systeem rol: Verenigingsbeheerder (Hardlopen.nl loopgroepen kiezen hier voor Loopgroepbeheerder)
- Sla de gegevens op en de gebruiker wordt aangemaakt.
- Druk vervolgens op ‘Stuur bevestigingsmail’.
De nieuwe gebruiker krijgt een e-mail om een wachtwoord in te stellen en kan inloggen met het e-mail adres (gebruikersnaam) en aangemaakte wachtwoord. De gebruikers die je toevoegt, hebben allemaal dezelfde rechten. Als je gebruik maakt van het uitgebreide pakket Volta Club, kun je per gebruiker verschillende rechten ingesteld worden.
Als een functionaris geen werkzaamheden voor de club verricht is het noodzakelijk om hem/haar als gebruiker van Volta te verwijderen/blokkeren. Volg hiervoor onderstaande stappen.
- Klik in het linker menu op ‘Leden’ en vervolgens op ‘Beheer gebruikers’
- Selecteer de gebruikers van jouw club
- Klik op de gebruiker waarvan de inlog verwijderd moet worden
- Vink in het scherm Bewerk gebruiker ‘account blokkeren’ aan
- Klik op ‘Opslaan’
Bij ‘Mijn Club - club details’ kun je de algemene gegevens van de club en de bondscontactpersonen bijwerken. Zijn deze gegevens nog up to date binnen de vereniging? Zo niet, dan kun je die zelf aanpassen. Om een rol aan te passen klik je op het potloodje, waarna je iemand toevoegt via ‘Wijs leden toe’.
Een functie beëindigen kan d.m.v. een einddatum in te vullen. Als iemand een afwijkend e-mailadres heeft, dan een privé mailadres, dan kan die ook worden ingevuld.
Gekoppelde verenigingen
Clubs met een eigen ledenadministratiepakket zijn gekoppeld aan onze administratie. Zij verwerken alle wijzigingen in hun eigen administratie.
Niet gekoppelde verenigingen
Clubs zonder eigen ledenadministratiepakket voeren de wijzigingen rechtstreeks in Volta door. Volg daarbij onderstaande stappen.
Stap 1:
Je kunt nieuwe leden toevoegen door rechtsboven op ‘Lid toevoegen’ te klikken. Vul vervolgens alle benodigde velden in en klik vervolgens op ‘toevoegen’. Er wordt automatisch een bondsnummer gecreëerd. Als deze persoon al ooit lid is geweest, krijgt hij/zij het oude bondsnummer.
Stap 2:
Zodra het lid is geregistreerd, moet er nog een lidmaatschap worden toegevoegd. Dit kan bij ‘Lidmaatschap details’. Klik op 'Acties' en dan op ‘Toevoegen’. Kies het desbetreffende lidmaatschap bij 'Selecteer plan' en stel de juiste startdatum in. Zodra het lidmaatschap is toegevoegd wordt het lid uitgewisseld met de Atletiekunie.
Als je een lidmaatschap wilt beëindigen, kies je voor de optie ‘Beëindigen’ bij ‘Lidmaatschap details’ en 'Acties'. De einddatum staat standaard op 31 december omdat we met jaarlidmaatschappen werken. Kies de juiste opzegreden. Als het gaat om een overschrijving is het belangrijk om de einddatum aan te passen zodat de nieuwe vereniging het lid kan aanmelden. Ook in geval van een overlijden is het belangrijk om de einddatum aan te passen om te voorkomen dat er nog post of mail verstuurd wordt.
Lidmaatschapsmutaties kun je doorvoeren als je bij ‘Lidmaatschap details’ en 'Acties' kies voor 'Bewerken'.
Om een ledenlijst te genereren ga je naar 'Leden' en vervolgens naar 'Lijst' in het tabblad 'Active Members'. Dit betekent dat alle leden met een ‘actief lidmaatschap’ in de lijst voorkomen. Als je de gewenste leden op je scherm hebt staan, kun je een export maken. Klik op 'alles selecteren' en vervolgens op 'Exporteer naar Excel' om een lijst te genereren. Kies in het volgende scherm voor 'Export leden' en klik op 'Exporteer'.
Bij een relatief klein aantal leden wordt er meteen een export gegenereerd en kun je het bestand opslaan. Bij een groter aantal leden krijg je een vervolgscherm. Daar zie je de tekst 'File being generated' en de status staat op 'Processing'. Er wordt nu een export opgebouwd. Dit kan even duren al naar gelang het aantal leden. Bovenaan verschijnt de tekst 'download file' op het moment dat de lijst gereed is. Klik op de link om de download op te staan.
Als je wilt weten welke leden zich op een bepaalde datum of in een bepaalde periode hebben afgemeld, kan je in met menu 'Leden' > 'Lijst' kiezen voor de opzegdatum. Kies de gewenste datum. Om een lijst te genereren met leden die zich in een periode hebben afgemeld, type je de data handmatig in het datumveld in. In de export komt nog geen datum van afmelding voor. Dit wordt in een latere fase toegevoegd.
Als een wedstrijdatleet van club verandert, kan dit als overschrijving geregistreerd worden. De oude vereniging meldt het lid af met de reden 'overschrijving'. De nieuwe vereniging kan het lid vervolgens aanmelden. Op deze manier worden er alleen overschrijvingskosten in rekening gebracht. In de communicatie tussen de verenigingen is het zeer gewenst om [email protected] in cc mee te nemen zodat het proces gevolgd kan worden en eventuele fouten (met financiële gevolgen) hersteld kunnen worden.
Het aanmelden van leden voor een kortlopend lidmaatschap wijkt af van de normale procedure. Informatie over deze lidmaatschapsvorm vind je op deze pagina.
Leden kunnen afgemeld worden tot en met 31 december van het kalenderjaar. Deze termijn geldt voor zowel gekoppelde als niet gekoppelde clubs. Voor alle leden die op 1 januari als lid geregistreerd staan, wordt de bondsafdracht gefactureerd.
De digitale ledenpas die voorheen jaarlijks per mail werd verstuurd, is nu te raadplegen in de Volta app. Lees hier meer over de app.
Bondsfacturen worden per mail naar de penningmeester gestuurd. Bij het ontbreken van de penningmeester sturen we de facturen naar het algemene mailadres of de secretaris. Ook in Volta kunnen de facturen geraadpleegd worden. Kijk hiervoor in het menu bij Financieel > Bondsfacturen.
Als lid van de Atletiekunie kun je je ledenprofiel (ledenpas) raadplegen in de nieuwe Volta app en in de nieuwe ‘Mijn Volta’ omgeving op de Atletiekunie websites. Hierin staan de belangrijkste lidgegevens, inclusief kwalificaties, opleidingen, en licenties. Je kan zelf NAW gegevens wijzigen. Dit scheelt veel tijd voor verenigingen, maar dit is niet mogelijk voor verenigingen die gebruik maken van het ledenpakket van AllUnited, Sportlink of Club Assistent. Ook kan een trainerslicentie of opleiding kun je aanvragen en indien nodig betalen.
De Volta app is voor alle Atletiekunie en hardlopen.nl leden gratis beschikbaar. Download de Volta app via de Apple Store, de Play Store of scan de QR-code:
De Volta app is voor alle Atletiekunie en hardlopen.nl leden beschikbaar. Als jouw vereniging gebruik maakt van Volta Club dan kan ook het clubnieuws zichtbaar zijn en een persoonlijke kalender.
De Volta app bestaat uit de volgende functionaliteiten:
- Atletiekunie en clubnieuws
- Sponsor banners
- Atletiekunie agenda
- Persoonlijke & clubagenda
- Competitie
- Profiel & digitale ledenpas
- Clubinformatie
Een ledenpas kun je op dit moment nog niet zonder smartphone raadplegen.
Via Mijn Volta op de Atletiekunie website kun je wel inloggen om bijvoorbeeld je opleidingshistorie of trainerslicentie te bekijken. De eerste keer maak je een account aan. Maak bij gebruik van Volta geen gebruik van de webbrowser Internet Explorer. Deze is verouderd en niet geschikt.
Ga naar www.atletiekunie.nl
- Klik rechtsboven op ‘Mijn Volta’
- Klik op ‘Inloggen leden’
- Voer je lidnummer en wachtwoord in (klik hier om een wachtwoord aan te maken)
Weet je je lidnummer niet meer? Vraag deze dan hier op.
Maak bij gebruik van Volta geen gebruik van de webbrowser Internet Explorer. Deze is verouderd en niet geschikt.
- Klik hier om een wachtwoord aan te vragen
- Vul je lidnummer in en klik op Stuur e-mail
- Open de link in je mail om een wachtwoord in te stellen
Als je je lidnummer kwijt bent, kun je deze hier opvragen.
Maak bij gebruik van Volta geen gebruik van de webbrowser Internet Explorer. Deze is verouderd en niet geschikt.
- Klik hier om een nieuw wachtwoord aan te vragen
- Vul je lidnummer in en klik op Stuur e-mail
- Open de link in je mail om een wachtwoord in te stellen
Allereerst heb je een account nodig die gekoppeld is aan je tweede vereniging. Die kan je hier aanmaken. In de app kan je onderaan klikken op ‘Meer’. In het volgende scherm kan je dan helemaal naar beneden scrollen en kiezen voor ‘Switch naar een ander account. Dan kan je een account voor je tweede vereniging instellen.
Breng in ieder geval jouw club op de hoogte. Als zij een gekoppelde administratie hebben, worden de wijzigingen automatisch bij de Atletiekunie gewijzigd. Als jouw club geen eigen pakket gebruikt, kun je zelf je contactgegevens in Volta wijzigen. Hiervoor log je in op onze website:
- Ga naar www.atletiekunie.nl
- Klik rechtsboven op ‘Mijn Volta’
- Klik op ‘Inloggen leden’
- Voer je lidnummer en wachtwoord in
Jouw wedstrijdlicentie is nog niet of niet meer actief. Dat kan verschillende redenen hebben. We adviseren je om contact op te nemen met de ledenadministratie van je vereniging. Zij kunnen de wedstrijdlicentie (weer) voor je activeren.
Voor het aanvragen of opzeggen van een wedstrijdlicentie verwijzen we je naar de ledenadministratie van je vereniging. Je kan alleen een wedstrijdlicentie aanvragen als je lid bent van een aangesloten atletiekvereniging.
Je kan je lidmaatschap opzeggen bij de ledenadministratie van je eigen vereniging of de contactpersoon van je loopgroep. Als je individueel lid bent van Hardlopen.nl kun je je abonnement/lidmaatschap opzeggen door een mail te sturen naar [email protected].
