Aandachtspunten voor ledenadministrateurs

We merken regelmatig dat er onjuiste of verouderde (club)gegevens in Volta staan. Hierdoor is het mogelijk dat er informatie gemist wordt of naar verkeerde personen gestuurd wordt. Voor onderstaande onderwerpen vragen wij extra aandacht.

Registratie en actualiseren verenigingsfunctionarissen

Het actueel houden van de verenigingsfunctionarissen vraagt extra aandacht. Niet alleen moet een nieuwe functionaris als lid aangemeld worden, maar ook als functionaris geregistreerd worden. Een functionaris die zijn werkzaamheden heeft beëindigd, dient een einddatum te krijgen. Daarbij zal mogelijk ook het mailadres zal aangepast moeten worden.

Het actueel houden van het bestand van verenigingsfunctionarissen is temeer van belang omdat vanuit de Atletiekunie met regelmaat gerichte informatie naar specifieke contactpersonen van de verenigingen wordt verstuurd. Die sturen we natuurlijk graag naar de juiste personen. Bij de registratie van functionarissen kun je er voor kiezen om een mailadres van de club te registreren. Op die manier kan de functionaris de mails over zijn functie en persoonlijke mails gescheiden houden. Heb je instructies nodig om de gegevens bij te werken? Kijk dan op onze website (Hoe werk ik de algemene gegevens van mijn club bij?).

Controleer in ieder geval of de geregistreerde informatie nog actueel is!

Nieuwe gebruikers aan- en afmelden voor VoltaClub

Verenigingen kunnen zelf de gebruikers voor VoltaClub beheren. Als club bepaal- je zelf welke functionaris toegang heeft tot de lidgegevens. Vergeet de toegang tot VoltaClub niet te beëindigen als een functionaris zijn taken beëindigt waarvoor hij de toegang nodig had. Op de website leggen we uit hoe je accounts toevoegt en verwijdert (Hoe maak ik een nieuwe gebruiker voor de verenigingsomgeving aan en hoe verwijder ik een gebruiker).

Verwerken overschrijvingen

Als een wedstrijdatleet van club verandert, kan dit als overschrijving geregistreerd worden. De oude vereniging meldt het lid af met de reden 'overschrijving'. De nieuwe vereniging kan het lid vervolgens aanmelden. Op deze manier worden er alleen overschrijvingskosten in rekening gebracht. In de communicatie tussen de verenigingen is het zeer gewenst om [email protected] in cc mee te nemen zodat het proces gevolgd kan worden en eventuele fouten (met financiële gevolgen) hersteld kunnen worden.

Kortlopend lidmaatschap

Verenigingen en loopgroepen hebben regelmatig te maken met groepen sporters die slechts voor enkele maanden gebruik willen maken van het sportaanbod van de club. Voor deze personen hebben wij het kortlopend lidmaatschap ontwikkeld. Diverse verenigingen en loopgroepen maken van deze lidmaatschapsvorm gebruik. Regelmatig worden deze leden uiteindelijk lid van de club. Hoe werkt dit lidmaatschap en wat verwachten wij van jou? Lees meer over het kortlopend lidmaatschap op onze website.

Afmeldingen

Leden kunnen afgemeld worden tot en met 31 december van het kalenderjaar. Voor alle leden die op 1 januari als lid geregistreerd staan, wordt de bondsafdracht gefactureerd voor het nieuwe kalenderjaar in rekening gebracht.

Overleden personen

Registreer zodra een lid is overleden de datum van overlijden en stuur een mail naar [email protected]. Dit is in verband met de einddatum welke op 31 december van het lopende kalenderjaar blijft staan en eventuele kenmerken, licenties e.d. welke aan het lidmaatschap hangen.
Clubs die hun administratie in VoltaClub verwerken, kunnen de datum van overlijden zowel als opzegdatum en einddatum registeren