Reis- en onkostenvergoeding

Heb je kosten gemaakt die je bij de Atletiekunie kan declareren? Bekijk de onkostenvergoedingsregeling:

Klik hier voor de declaratieformulieren.

Reiskosten

Ben je vrijwilliger en voer je werkzaamheden voor ons uit, aangestuurd door de Atletiekunie? Dan gelden deze regels, die tot stand zijn gekomen in overleg met de fiscus:

De wet staat het toe aan een vrijwilliger de werkelijke kilometerkosten te vergoeden, mits deze door de betreffende vrijwilliger voldoende zijn onderbouwd.
Wij vergoeden vrijwilligers de werkelijke kilometerkosten met een minimum van € 0,23 per km (tarief 2024) en een maximum van € 0,28 per km. Met de belastinginspecteur is afgesproken dat elke vrijwilliger die de door hem/haar gemaakte kilometerkosten declareert, zelf berekent wat voor hem/haar de kosten per kilometer van het vervoermiddel zijn.
Docenten, trainers, medisch begeleiders en andere mensen die declareren tegen een bepaalde vergoeding (honorarium) kwalificeren zich, volgens de belastingregels, niet als vrijwilliger. Zij moeten, net als een werknemer in loondienst, over de kilometervergoeding boven de € 0,23 per km (tarief 2024) inkomstenbelasting betalen.

Kilometerkosten	Declaratiebedrag
Kosten per km minder dan € 0,23	€ 0,23 per kilometer
Kosten per km tussen € 0,23 en € 0,28	Werkelijke kilometerprijs
Kosten per km meer dan € 0,28	€ 0,28 per kilometer

Bereken hier jouw kilometerkosten

Let op:
De belastingdienst verplicht de Atletiekunie om aan het eind van elk kalenderjaar per vrijwilliger op te geven welk bedrag aan onkosten is uitgekeerd, indien het totaalbedrag hoger is dan € 2100,- per jaar of € 210,- per maand (grensbedragen 2024). Je bent zelf verantwoordelijk voor een juiste berekening van de kilometerkosten. Bij een privé-controle kan de belastingdienst ook controleren of je bij ons wel de juiste kilometerkosten in rekening hebt gebracht. Bij onjuistheden ben je zelf aansprakelijk voor een eventuele naheffing. We verzoeken je om op het declaratieformulier te vermelden wat de werkelijke km-kosten van je auto zijn (max. € 0,28).

Wij kunnen pas tot uitbetaling van gedeclareerde kilometerkosten hoger dan € 0,23 p/km (tarief 2024) kunnen overgaan wanneer de daartoe vereiste berekening van de kilometerkosten bij ons is ingeleverd. Hiervoor gebruik je bovenstaand formulier. Het uit jouw berekening van de kilometerprijs door ons afgeleide vergoedingsbedrag blijven wij hanteren tot nader order. Dat betekent dus dat je een nieuwe berekening in moet sturen wanneer je van vervoermiddel verandert.

Reis je met OV? Dan kun je, tegen overlegging van de nodige vervoersbewijzen, de werkelijk gemaakte reiskosten declareren die dan onbelast kunnen worden uitbetaald.

Telefoonkosten

Vergoeding van telefoonkosten doen we tegen een bepaald percentage van de uit hoofde van je functie te maken (zakelijke) gesprekskosten. Voor de hoogte van dit percentage verwijzen we je naar de tussen jou en je afdelingshoofd gemaakte of alsnog te maken afspraken. Wanneer je telefoonkosten declareert, stuur dan tegelijk met je declaratie een factuurspecificatie mee waarop je de voor vergoeding in aanmerking komende posten arceert.

Overige kosten

Vergoeding van overige kosten (bijvoorbeeld kopieer- en portikosten) gebeurt wanneer je uit hoofde van je functie dergelijke kosten hebt moeten maken. De redelijkheid van je declaratie zal op dit punt worden beoordeeld door je afdelingshoofd. Kopieerwerk van grotere omvang dient, om kostentechnische redenen, op het bondsbureau plaats te vinden. Wanneer je overige kosten (bijvoorbeeld kopieer- en portikosten) declareert, stuur dan tegelijk met je declaratie het betalingsbewijs van deze kosten mee.

Buitenlandse reis- en verblijfkosten

Buitenlandse reizen die beroepshalve (en anders dan als begeleider van een ploeg) worden gemaakt, dienen om kostentechnische en organisatorische redenen via het bondsbureau te worden geboekt. De verblijfkosten worden vergoed op basis van logies in een middenklasse hotel. Voor vergoeding van maaltijden verwijzen we naar het kopje 'Maaltijden'. Het is vrijwilligers bovendien toegestaan om per dag een bedrag van maximaal € 7,50 te declareren ter dekking van kleine uitgaven onderweg voor bijvoorbeeld koffie, thee, drankjes, versnaperingen en telefoon. Wanneer je buitenlandse reis- en verblijfkosten declareert, stuur dan tegelijk met je declaratie de betalingsbewijzen mee.

Insturen declaraties

We verzoeken je om je declaratie binnen twee weken na afloop van elke maand bij ons in te dienen. We streven ernaar om declaraties drie weken na ontvangst te hebben uitbetaald, een en ander uiteraard afhankelijk van goedkeuring door je afdelings- of sectorhoofd. Je ingevulde declaratieformulier en bijbehorende ingescande bonnetjes kun je mailen naar facturen. Stuur je bestanden als pdf naar ons toe.