Werven vrijwilligers loopevenementen

Eén van de manieren om de kwaliteit van een loopevenement te vergroten is door ervoor te zorgen dat er voldoende vrijwilligers zijn. Vrijwilligers zijn bijna altijd personen die hun eigen tijd in de organisatie stoppen en daarom is het van belang dat er goed omgegaan wordt met deze vrijwilligers; zonder vrijwilligers immers geen loopevenement. Tegenwoordig zijn mensen vaak wel bereid om mee te willen helpen, als het maar niet te lang duurt. Graag willen ze daarbij ook een functie/taak welke goed bij de persoon aansluit. Je moet het dus wel aantrekkelijk maken voor de vrijwilligers. De vrijwilligers die hun hulp aanbieden dienen zich daarom thuis te voelen in de organisatie. Een goede samenwerking kan hier aan bijdragen.

Als er gezocht wordt naar vrijwilligers is het goed om een overzicht te maken waar en waarvoor de vrijwilligers nodig zijn. Er zullen onder andere een aantal verkeersregelaars en juryleden (voor aangesloten organisaties) moeten zijn evenals mensen met een EHBO-diploma. Laat vrijwilligers uitdagen in persoonlijke ontwikkeling, betrokkenheid en verantwoordelijkheid.

Hieronder staan enkele acties die uitgevoerd dienen te worden om de zaken met betrekking tot de vrijwilligers goed te laten verlopen. Elke organisatie / vereniging kan hier natuurlijk een ‘eigen sausje over heen gieten’.

Voorafgaand aan het evenement:

• Opstelling maken hoeveel vrijwilligers je nodig hebt met daarbij de tijd per functie/taak die daarmee samenhangt;
• Breng de taken waar mogelijk terug naar kleine behapbare en concrete (sub)taken.
• Werven vrijwilligers, bijvoorbeeld via social media, eigen website, nieuwsbrief ed;
• Persoonlijke benadering aan de hand van de opstelling. Vrijwilligers kunnen dan zelf intekenen voor een functie wat ze graag willen doen;
• Adressenbestand vrijwilligers opstellen;
• Takenverdeling maken voor de vrijwilligers en dit communiceren via mail;
• Het (tijdig) organiseren van een informatiebijeenkomst voor vrijwilligers;

Op de dag van het loopevenement zelf:

• Aan de vrijwilliger door geven wie aanspreekpunt is, waar ze moeten melden en van wie ze briefing krijgen.
• Zorgen dat vrijwilligers indien nodig hesjes en een lunchpakket ontvangen;
• Een meldlijst opstellen met naam en telefoonnummer (06-nummer). Wanneer er mensen niet aanwezig zijn, wordt dit opgemerkt en kan er gewerkt worden aan een oplossing
• Eventueel verspreiden draaiboek (bij grote loopevenementen);

Na afloop van het loopevenement:

• Bedanken van de vrijwilligers (bijvoorbeeld barbecue / T-shirt als herinnering);
• Evalueren met vrijwilligers.