Wegwedstrijden organiseren: eye openers en praktische tips

Of je nu een heel ervaren wedstrijdorganisator bent, of net met het eerste evenement bezig bent. Wanneer er meer dan 50 wedstrijdorganisatoren van de atletieksport bij elkaar komen, is dat sowieso inspirerend. En dat was dan ook één van de doelen van de Atletiekunie tijdens de recente themadag. Sponsoring, start & finish en de medische aspecten van een evenement stonden centraal. Tim Schellekens (28) was één van deze deelnemers: ‘Het is een startpunt om zelf nog actiever met onze wedstrijden aan de slag te gaan.’

Tim is sinds een jaar voorzitter van de wedstrijdcommissie van Atledo. Daarnaast is hij als Nationaal Official scheidsrechter en wedstrijdleider bij diverse nationale atletiekwedstrijden. Zelf beoefent hij technische atletiekonderdelen zoals polsstokhoogspringen en kogelstoten. Hij studeert technische informatica en volgt de opleiding tot docent wiskunde.

Waardevol en praktisch

‘Onze vereniging organiseert baan- én wegwedstrijden. Ik volgde die dag de workshops voor de organisatie van wegwedstrijden, een ander commissielid van onze vereniging zoomde in op de baanwedstrijdorganisatie. Uiteraard hoopte ik wat te leren en dat is gelukt: ik heb waardevolle informatie gehoord en vooral praktische handvatten mee naar onze vereniging in Dongen genomen.’

Eye opener rondom sponsoring

De themadag wedstrijdorganisatoren startte plenair met een informatief verhaal over sponsorwerving. Tim: ‘Een heel interessant verhaal. Hier kan ik echt iets mee. Onze eigen sponsorcommissie is momenteel een beetje mager bezet, dus dat maakt het lastig. Maar deze dag heeft me handvatten gegeven en geïnspireerd om onze commissie op weg te helpen. Het eerste aspect dat ik ga toepassen is het anders formuleren van onze evenementen. Ik heb geleerd dat je een goed verhaal moet hebben bij het evenement. Je moet een gevoel, een sfeer verkopen. Nu zijn de sponsors bij ons meestal leden die vanuit good will iets voor de vereniging doen. Maar als we grotere bedrijven in de regio gaan benaderen, helpt het enorm mee als je een goed verhaal hebt. Daarbij kan zo’n verhaal rondom een evenement ook helpen om meer deelnemers te trekken. Want net als de meeste verenigingen willen ook wij meer sporters voor onze evenementen. Maar we weten niet altijd hoe we dit bereiken. Deze dag was echt een eye opener. We gaan onze evenementen anders organiseren en neerzetten.’

Concreet

Een tweede belangrijke les die Tim die dag leerde: ‘Als je eenmaal binnen bent bij een potentiele sponsor en je verhaal hebt mogen doen, dan moet je daarna heel concreet worden. Laat ze een specifiek wedstrijdonderdeel financieel mogelijk maken. Bedrijven willen duidelijkheid en vinden het fijn om hun naam aan een bepaald element te koppelen, in plaats van geld te schenken wat vervolgens “in de grote pot verdwijnt”. Ook mijn collega is enthousiast over de nieuwe manier van communiceren en sponsorwerving. We gaan binnenkort samenzitten om onze evenementen en wedstrijden nieuw leven in te blazen.’

Start en finish

De start en finish van een evenement zijn hectische momenten waar veel samenkomt. Daarom was ook dit onderwerp van een workshop tijdens deze dag voor wegwedstrijdorganisatoren. Tim: ‘Als official scheidsrechter en wedstrijdleider zie en leer ik hierover veel bij de grote wedstrijden. Een probleem dat ik recent in de praktijk tegenkwam: hoe krijg je mensen vanaf de finish naar een EHBO-tent? Het is goed om visies, ideeën en ervaringen met elkaar te delen. Sowieso heb ik deze dag interessante mensen gesproken en contacten op gedaan. Zo raakte ik aan de praat met een organisator van een marathon. Van deze workshop leerde ik vooral dat we niet altijd ons draaiboekje moeten afwerken, maar scherp moeten blijven. Het is een aanleiding om mezelf als wedstrijdorganisator te verbeteren.’

Medische veiligheid

‘Ik heb een keer een overlijdensgeval na de finish meegemaakt. Tijdens de workshop “Medische aspecten bij loopevenementen” hebben we als wedstrijdorganisatoren bij dit lastige onderwerp stil gestaan. Het delen van praktische tips en ervaringen omtrent dit serieuze onderwerp is nuttig. Het is ook goed om nogmaals te horen dat de Atletiekunie in samenwerking met hulporganisaties zoals het Rode Kruis bezig is met het onderwerp warmtestuwing. Hier hebben veel evenementen mee te maken. Ik heb deze dag nogmaals geleerd dat je als wedstrijdleider zelf actief bij betrokken moet zijn bij de medische veiligheid. Je kunt niet volstaan met alleen een hulporganisatie inhuren. De medewerkers weten lang niet altijd op welke specifieke problemen bij hardlopers ze moeten letten. Je moet deze mensen zelf briefen en informeren.’

Kenniscentrum

‘De Atletiekunie heeft veel informatie online staan, ik raad wedstrijdorganisatoren aan om eens te kijken in het Kenniscentrum. Informatie over de medische veiligheid is bijvoorbeeld zeer nuttig. Zo leerde ik ook over het bestaan van de applicatie waarmee je de WBGT-waarde simpel kunt berekenen. Hierin worden niet alleen temperatuur maar ook de wind en luchtvochtigheid meegenomen. Een erg handige tool wanneer je overweegt extra voorzorgsmaatregelen te treffen, of een wedstrijd zelfs af te lassen.’ Informatie over en login gegevens van deze app vind je hier.

Kijk hier voor een terugblik en de handouts van de themadag wedstrijdorganisatoren (10 november 2018).

Tekst: Esther Vliege
Foto: Tim Buitenhuis