Ledenadministratie

Bericht voor de ledenadministrateurs

Geplaatst op Maandag, 5 december 2022

Het actueel houden van het bestand van clubfunctionarissen is van belang om ervoor te zorgen dat de juiste informatie bij de juiste mensen terechtkomt. We merken nu nog regelmatig dat er onjuiste of verouderde gegevens in Volta staan en dat is jammer, want op die manier loop je als club relevante informatie en nieuws mis.

Registratie en actualiseren verenigingsfunctionarissen

Het actueel houden van de verenigingsfunctionarissen vraagt extra aandacht:

Een nieuwe functionaris moet als lid worden aangemeld, maar ook als functionaris worden geregistreerd. Beëindigd een functionaris zijn werkzaamheden? Dan geef je dit in Volta aan met een einddatum. Check ook altijd of het mailadres nog klopt.
Bij de registratie van functionarissen kun je er voor kiezen om een mailadres van de club te registreren. Op die manier kan de functionaris de mails over zijn functie en persoonlijke mails gescheiden houden. Heb je instructies nodig om de gegevens bij te werken? Op de website vind je hierover meer informatie (zie vraag: Hoe werk ik de algemene gegevens van mijn club bij?)

Controleer in ieder geval of de geregistreerde informatie nog actueel is!

Nieuwe gebruikers aan- en afmelden voor VoltaClub

Verenigingen kunnen zelf de gebruikers voor VoltaClub beheren. Als club bepaal je zelf welke functionaris toegang heeft tot de lidgegevens. Vergeet de toegang tot VoltaClub niet te beëindigen als een functionaris zijn taken beëindigt. Op de website leggen we uit hoe je accounts toevoegt en verwijdert (Zie vraag: Hoe maak ik een nieuwe gebruiker voor de verenigingsomgeving aan en hoe verwijder ik een gebruiker).

Verwerken overschrijvingen

Als een wedstrijdatleet van club verandert, kan je dit als overschrijving registreren. De oude vereniging meldt het lid af met de reden 'overschrijving'. De nieuwe vereniging kan het lid vervolgens aanmelden. Op deze manier worden er alleen overschrijvingskosten in rekening gebracht.

Neem in de communicatie met de andere vereniging ons ([email protected]) ook mee in de CC, zodat wij het proces kunnen volgen en eventuele fouten (met financiële gevolgen) tijdig kunnen herstellen.

Kortlopend lidmaatschap

Verenigingen en loopgroepen hebben regelmatig te maken met groepen sporters die slechts voor enkele maanden gebruik willen maken van het sportaanbod van de club. Voor deze personen hebben wij het kortlopend lidmaatschap ontwikkeld. Diverse verenigingen maken van deze lidmaatschapsvorm gebruik. Regelmatig worden deze leden uiteindelijk lid van de vereniging.

Hoe werkt dit lidmaatschap en wat verwachten wij van jou? Lees meer over het kortlopend lidmaatschap op onze website.

Afmeldingen

Je kunt leden afmelden tot en met 31 december van het kalenderjaar. Voor alle leden die op 1 januari als lid geregistreerd staan, wordt de bondsafdracht voor het nieuwe kalenderjaar in rekening gebracht.