Impact buiten de baan: drieluik event presentation team, deel II

De floor manager houdt overzicht

Floormanagers zijn de verbindende schakel tussen de regie (deel 1 van dit drieluik) en alle event presentation activiteiten die op het veld plaatsvinden. Sander Leenders werd in 2014 in Nederland als één van de eerste in die vrijwilligersfunctie aangesteld. ‘We werken met een tijdschema dat tot op de halve minuut is bepaald. Het is onze taak om op de achtergrond alle activiteiten tijdig aan te sturen, zodat de regie dit tijdschema zoveel als mogelijk kan aanhouden.’ Als floormanager was hij al bij veel grote wedstrijden in Nederland betrokken. Voor de Diamond League was hij dit jaar in Shanghai en deze zomer was hij één van de floor managers tijdens het EK in Berlijn. ‘Van startprocedure tot prijsuitreiking: je moet telkens het overzicht en de rust bewaren om zo alle betrokken partijen te coördineren. Maar tegelijk steek je zelf ook geregeld de handen uit de mouwen, snel nog een kussentje halen voor een medaille bijvoorbeeld.’

Voordat Sander de rol van floormanager op zich nam, is hij zo’n 13 jaar microfonist geweest. ‘Als vijftienjarig mannetje was ik al speaker bij de lokale voetbalvereniging, ondanks dat ik zelf geen lid was van de club. Ze zeiden: “Als je er toch altijd bent en alles volgt, kun je net zo goed onze stadion speaker worden,” lacht Sander. Dat deed hij twaalf jaar voor hij de overstap maakte naar atletiekvereniging GAC Gemert, waar hij van jongs af aan zelf als atleet actief was. ‘Toen heb ik de cursus microfonist bij de Atletiekunie gedaan en afgesloten met een examen. Sindsdien voorzie ik jaarlijks diverse wedstrijden van commentaar, variërend van lokale wedstrijden tot de Nederlandse kampioenschappen.” (lees meer over de microfonist in het volgende verhaal, deel III van dit drieluik, red.)

‘Twee avonden voorbereiden per wedstrijddag’

Tijd en buitenland

Tegenwoordig is Sander vaker actief als floormanager dan als microfonist. Deze keuze maakte hij bewust. ‘De voorbereiding van een microfonist vraagt veel tijd. Ik was vooraf vaak minimaal twee avonden per wedstrijddag bezig. Je moet je goed inlezen op de atleten: wat zijn de limieten, kanshebbers, achtergronden enzovoort. Nu voldoe ik als floor manager vaak met het lezen van de protocollen, die ik inmiddels goed ken. Daarbij kan ik in deze functie ook internationaal aan de slag, als microfonist kom je niet aan de bak in verband met de taal.’

‘Ik check 4 of 5 mensen vóórdat ik de regie om het teken vraag’

De floormanager

Ik ben, meestal samen met één of twee andere floor managers, de ondersteuner van de regie bij de activiteiten op het veld, zoals een voorstelronde van atleten. Maar ook bijvoorbeeld bij de startprocedure. Ik zorg dat deze in gang gezet wordt. Staan de atleten klaar? Is de baan gereed? Een check bij de scheidsrechter, staan bijvoorbeeld de hordes goed? Zijn de starters zo ver? Dan nog een laatste check bij de regie: “mogen we?”. Dan pas maak ik een gebaar naar de starter, hij wacht op mijn commando, en die doet dan zijn ding. De starter staat niet in verbinding met de regie, ik ben de mediator. De regie kan niet overzien wat er allemaal op de baan gebeurt, die doen ondertussen namelijk nog tig andere dingen.’

‘Verkeerde medaille om de nek’

Creatief en razendsnel

‘Je hebt als floor manager met heel veel schakels te maken. Als het niet volgens schema gaat, pak je dat direct op met de regie. Dan moet je creatief zijn, beslissingen nemen, regelen. Vaak in een split second. Prijsuitreikingen zorgen bijvoorbeeld achter de schermen bijna altijd voor chaos en stress. Atleten blijven wel eens te lang in de media zone hangen of een ereronde loopt uit: dan wisselen we last-minute van volgorde van de prijsuitreikingen. En dan kan het gebeuren dat een verspringer een medaille voor kogelstoten omgehangen krijgt, omdat deze al klaar lag. Als ze maar een medaille omgehangen krijgen op dat moment. Niemand ziet dat, alleen de atleet. En na afloop wisselen we deze natuurlijk direct.’

Sander verdient zijn geld als planner voor een groot internationaal bedrijf. ‘Er zijn veel overeenkomsten met mijn functie als floor manager. Ik vind het prettig om te werken onder een behaaglijke tijdsdruk. Rust en overzicht bewaren en dit uitstralen is noodzaak. En tegelijk focussen en de kwaliteit bewaken. En tot slot wil je dan ook nog onzichtbaar zijn, want het draait om de atleten. De combinatie is behoorlijk uitdagend.’

Méér floor managers

De functie floor manager is binnen de Nederlandse atletiek pas in 2014 ontstaan. ‘Het event presentation team is gestart voor het EK 2016 in Amsterdam. Nu dit achter de rug is en ons team draait, willen we ook de rest van Nederland laten meeprofiteren. We laten nieuwe teamleden instromen en samenwerken met ervaren krachten. Wij kunnen immers onmogelijk bij alle wedstrijden in heel Nederland zijn. Ons doel is dat ons werk zich als een olievlek door Nederland verspreidt. Hoe meer mensen we enthousiast krijgen voor event presentation, hoe meer wedstrijden we naar een hoger niveau kunnen tillen.’

‘Passie en liefde voor atletiek’

Krenten en show

Enkele leden van het event presentation team worden inmiddels ook internationaal gevraagd. Sander: ‘Ik had besloten dit jaar even geen wedstrijden te doen, met uitzondering van de Nederlandse Kampioenschappen. Maar toen kwam de vraag voor de Diamond League in Shanghai. Daarna FBK Hengelo, daar zeg je ook geen nee tegen. Gevolgd door het NK senioren, en toen dus de vraag voor het EK Berlijn. Mijn jaar zit toch weer vol. Ja ik krijg nu bijna alle krenten uit de pap. Maar we staan daar, naast een onkostenvergoeding, wel als vrijwilliger en moeten er onze vrije dagen voor opnemen. We vinden het gewoon hartstikke leuk om te doen. En we doen schijnbaar iets goeds,’ lacht de overenthousiaste maar bescheiden Sander.

Maar dat geldt voor ons (leden van het event presentation team red.) allemaal. Het is een uit de hand gelopen hobby. We zetten met z’n allen de show neer rondom het evenement, ik zie de wedstrijden echt als een publieksevenement. De meeste van ons team zijn atleet of atleet geweest, recreatief of op een hoger niveau. Allemaal hebben we een enorme passie en liefde voor de atletieksport. Het is leuk om er elke keer weer een show van te maken, want ja een show maken, daar komt het wel op neer.’