Succesvolle bijeenkomst loopevenementen

Afgelopen zaterdag, 7 november, was Nationaal Sportcentrum Papendal het decor voor de 20^e editie van de Looptrainersdag. Ruim 1050 hardlooptrainers uit het hele land lieten zich inspireren door een keur aan workshops, presentaties, kleedkamergesprekken en lezingen. Parallel aan de Looptrainersdag vond de Bijeenkomst Organisaties Loopevenementen plaats in het congrescentrum. Meer dan 40 aanwezige van ruim 20 (middel) grote evenementenorganisaties kregen vier uiteenlopende presentaties voorgeschoteld binnen het thema ‘samenwerking met regionale overheden’.

Wim Lensen gaf een organisatorisch kijkje in de keuken van de Venloop. Afgelopen jaar werd de 10^e editie georganiseerd van dit evenement. De inspiratie voor de organisatie kwam 10 jaar geleden uit New York overgewaaid waar een deel van het organisatieteam ervaarde hoe hardlopen sfeer en enthousiasme in een stad kan brengen. Inmiddels staat er een professioneel organisatieteam dat een 5-daags evenement organiseert voor alle doelgroepen.
De Gemeente Venlo heeft in een vroeg stadium support geleverd voor de organisatie. Bata Nijland, namens de gemeente verantwoordelijk voor het evenementenbeleid, presenteerde de samenwerking vanuit de gemeente. Het proces van samenwerking is verdeeld in een aantal stappen waarin de organisatie in alle gevallen 1 aanspreekpunt heeft binnen de gemeente. In vier belangrijke samenwerkingsstappen werd de sleutel tot succes toegelicht. “Gemeente, maak een keuze voor de belangrijke evenementen in jouw gebied en ondersteun deze” was een uitspraak van Bata, waarbij de Venloop natuurlijk in de categorie belangrijke evenementen is geplaatst binnen Venlo. Er volgden ‘jaloerse reacties’ uit de zaal, waar vele organisaties zonder centraal contactpersoon veel meer zelf moeten afstemmen en afspreken met de diverse gemeentelijke afdelingen. Een breed herkende uitdaging dus.

De IJssellloop in Deventer kende in 2015 ook haar 10^e editie. Bart Jonker nam de aanwezigen mee in de organisatie van dit evenement. De IJsselloop kent haar oorsprong in het 100-jarig jubileum van de atletiekvereniging Daventria. Door het evenement goed te positioneren vanuit de vereniging voor en door Deventenaren en vroegtijdig aan te kondigen bij de gemeente werd goedkeuring verleend. Geen vanzelfsprekendheid binnen een gemeente waarin culturele evenementen speerpunt zijn. Vanaf het begin heeft de IJsselloop geprobeerd de gemeente op twee manieren te betrekken: de traditionele rol van vergunningverlener en betrokken rond thema’s als veiligheid en overlast, maar daarnaast de kansen voor citymarketing en (economische) spin-off voor Deventer.
Door een bewuste focus op deelnemers en vrijwilligers is het evenement doorgegroeid naar 6.000 deelnemers, 40 sponsoren en 200 bedrijventeams. Doordat het evenement inmiddels diepgeworteld zit binnen de Deventenaren is het contact met de gemeente prima. Zo is de startlocatie in goed overleg verplaatst en wordt de bekende IJsselbrug voor het eerst in de historie geheel afgesloten voor de IJsselloop.
Bart stelde vast dat atletiekvereniging Daventria in de lead is bij de organisatie en dat die keuze ook een belangrijke voorwaarde is van het succes. De vereniging krijgt door de organisatie een andere rol in maatschappelijke thema’s binnen het sportbeleid van de gemeente.

Namens de Atletiekunie heeft stagiair Okko Kruijshoop voorafgaand aan de bijeenkomst een onderzoek uitgevoerd naar de samenwerking van hardloop evenementenorganisaties en gemeenten. In de 3^e presentatie deelde hij de uitkomsten onder de aanwezige. Hij nam ons mee in de soms opmerkelijke antwoorden en gaf tot slot een aantal aanbevelingen hoe je als organisator meer en beter kunt samenwerken met gemeentelijke overheden. Zo maakt het meten van de economische en maatschappelijke impact van je hardloopevenement duidelijk wat je te bieden hebt richting een gemeente. Via de zogenaamde Werkgroep Evaluatie Sportevenementen (WESP) kun je vrij eenvoudig een dergelijk onderzoek opstarten. In de discussie rondom dit thema kwam ook de vraag naar boven of de WESP ook ingericht kan worden om maatschappelijke impact van loopevenementen te meten.

Meer informatie over de WESP vind je hier.

De laatste presentatie van de bijeenkomst was ingeruimd voor Jan Willem Mijderwijk namens Le Champion. Zijn presentatie was gericht op de economische en maatschappelijk impact van de Dam tot Damloop. In samenwerking met de Hogeschool van Amsterdam zijn in 2013 en 2014 impact cijfers onderzocht.
Opvallend binnen het onderzoek zijn de positieve uitkomsten van de economische impact binnen de regio Zaandam en Amsterdam (landelijk negatief) en de bereidheid om financieel bij te dragen aan het evenement.
Jan Willem ziet de gemeente als belangrijke schakel en partner in de organisatie van de Dam tot Damloop. Samen wordt gekeken naar organisatorische aspecten (denk aan parcours). Ook wordt er samengewerkt op het gebied van maatschappelijke thema’s waarbij de cijfers vanuit de maatschappelijke impactmetingen graadmeters zijn.

Jan Willem noemde in zijn presentatie de televisie uitzending van De Rekenkamer rondom de vraag ‘wat kost hardlopen’ met daarin een korte verwijzing naar deelname aan evenementen. De uitzending kun je hier terugvinden: www.npo.nl/de-rekenkamer/08-01-2015/KN_1663957. De belangrijkste uitkomsten uit het onderzoek bij de Dam tot Damloop kun je in de presentatie vinden. De onderzoeken door de HvA uitgevoerd kun je hier lezen.

In de vragenronde na de presentaties werd door enkele aanwezige organisaties aangegeven dat de contacten met de gemeente soms lastig verlopen en er vaak meerdere aanspreekpunten / afdelingen betrokken zijn. In de discussie werd nogmaals het belang van maatschappelijke thema’s binnen het regionale sportbeleid aangegeven als kans voor een duurzame samenwerking met de gemeente.

De 7^e editie van de bijeenkomst voor organisaties van loopevenementen werd rond de klok van half één afgesloten met de oproep om organisatorische thema’s en vraagstukken binnen de loopsport te agenderen voor toekomstige bijeenkomsten. In het voorjaar van 2016 staat de volgende bijeenkomst gepland.

Maandelijks verstuurt de Atletiekunie een nieuwsbrief voor organisaties van loopevenementen. Wil je deze nieuwsbrief ook ontvangen meld je dan hier aan.