Leren van een studentenvereniging
De vrijwilliger is momenteel de meest begeerde persoon in onze samenleving. Ook de overheid doet in tijden van bezuinigingen steeds meer een beroep op dé vrijwilliger. De gemiddelde clubbladen of verenigingsprikborden staan vol met vacatures. Uit de onlangs verschenen Sportaanbiedersmonitor blijkt dat 61 procent van de verenigingen het werven en behouden van vrijwilligers als een knelpunt benoemt. De jacht op de vrijwilliger is geopend. Hoe kun je de boel toch draaiende houden?
Een steeds groter aantal sportverenigingen ziet alleen een uitweg door het verplicht stellen van vrijwilligerswerk. Mijn collega accountmanager, Andre Hoogink, pleitte in zijn vorige column dat verenigingen verplicht vrijwilligerswerk moeten voorkomen door meer te doen aan de voorkant. Maar wat kun je er dan precies aan doen?
Berend Rubingh, een goeroe op het gebied van verenigingscultuur, adviseerde om eens een kijkje te nemen in de keuken van een studentenvereniging. Ja, je leest het goed. Een studentenvereniging! Ik hoor de vooroordelen al door de lucht vliegen: er wordt alleen maar veel gedronken, het is slecht voor je studie, er is eerst zo'n vernederende introductietijd en er zijn veel verplichtingen. Toch worden er jaarlijks enorm veel studenten lid van een studentenvereniging. Waarom? Omdat het leuk is! Belangrijker nog: bestuursleden worden er echt nog verkozen. Er zijn vaak meerdere kandidaten beschikbaar. Ook voor de commissies volgen er afwijzingen omdat er niet voor iedereen plaats is. Een interessant gegeven, want ‘verkiezingen' van vrijwilligers zijn binnen de hedendaagse sportvereniging allesbehalve realiteit.
Een kijkje nemen in de keuken van een studentenvereniging is natuurlijk makkelijker gezegd dan gedaan. Het studentenleven ben ik inmiddels al enkele jaren ontgroeid. En hoe krijg ik een studentenvereniging zo ver dat ze de moeite nemen om hun geheimen over vrijwilligers met mij te delen? Gelukkig is er in het ledenbestand van de Atletiekunie ook een aantal studentenatletiekverenigingen te vinden. Bij het benaderen van de eerste de beste was het direct raak: GSAV Vitalis, met 120 leden de grootste studentenatletiekvereniging van het land, hapte toe en was bereid om met mij en andere noordelijke verenigingen hun succesrecept te delen.
Zo gezegd zo gedaan. Twee enthousiaste bestuursleden van GSAV Vitalis verzorgde op het recente voorjaars voorzittersoverleg een presentatie over hun vereniging. De belangrijkste ingrediënten uit het succesrecept wil ik jullie niet onthouden:
Studentenverenigingen ondernemen veel om sociale binding over de gehele vereniging te bevorderen. Zo zijn er regelmatig themabijeenkomsten (bijvoorbeeld over blessures en schoeisel) en borrels. Binnen sportverenigingen is het gebruikelijk om voor de jeugd ook veel randactiviteiten te organiseren, maar voor volwassenen valt er naast de reguliere trainingen en wedstrijden vaak niet veel te beleven. Opmerkelijk, want juist de volwassenen worden geacht de kar als vrijwilligers te trekken. Organiseer gezelligheid, zeker ook voor volwassenen en vergroot het plezier!
Knip het vrijwilligerswerk op in kleine taken. Voor een vereniging met 120 leden heeft GSAV Vitalis maar liefst 12 commissies. Binnen veel sportverenigingen is het vrijwilligerswerk vaak in handen van een select groepje ‘super vrijwilligers'. Een potentieel geïnteresseerde vrijwilliger zal zich bij het zien van zo'n super vrijwilliger wel een paar keer achter de oren krabben alvorens hij zijn handen uit de mouwen steekt. Bovendien is de vereniging erg kwetsbaar bij het plotsklaps wegvallen van een super vrijwilliger. Organiseer hapklare brokken en vergroot het plezier!
Bepaal als bestuur de grote lijn en geef de commissies veel autonomie op basis van een eigen budget. Als bestuur ben je er om te besturen. Je hebt de verantwoordelijkheid om de vereniging richting te geven. Het uitvoerende werk hoor je over te laten aan onderliggende commissies. Je stimuleert vrijwilligers als zij daarbij zelf mogen ondernemen binnen het meerjarenplan en de vastgestelde randvoorwaarden (op bijvoorbeeld financieel gebied). Organiseer autonomie en vergroot het plezier!
Laat het bestuur van de vereniging - gevraagd dan wel ongevraagd - bijstaan door een 'Raad van Advies'. Deze Raad van Advies is een afspiegeling van het ledenbestand. Maak gebruik van de kennis en expertise die er bij alle leden zit in plaats van alleen een kleine groep vrijwilligers (die op de ALV aanwezig zijn). Ook voormalige bestuursleden kunnen plaatsnemen binnen deze raad. Onderneem actie op de aangedragen punten vanuit de Raad van Advies. Organiseer informele inspraak en vergroot het plezier!
Commissies zijn binnen studentenverenigingen zelf verantwoordelijk voor de werving van vrijwilligers. Er is dus geen vrijwilligerscoördinator actief. Jaarlijks is er 'n ‘speeddate' waarin de commissies zich enthousiast presenteren aan vrijwilligers in spe. Op deze wijze kunnen vrijwilligers een bewuste keuze maken welk commissiewerk past binnen de mogelijkheden. Organiseer zelfredzaamheid van commissies en vergroot het plezier!
Bovenstaande vijf tips bieden interessante handvatten om het vrijwilligerswerk binnen sportverenigingen van een boost te voorzien. Het succesrecept uit de keuken van de studentenvereniging zal in de meeste gevallen niet zomaar één op één te kopiëren zijn naar de context van een sportvereniging. Alle ingrediënten zijn er op gericht om het plezier van de vrijwilliger te vergroten, want plezier en succesbeleving is uiteindelijk waar de vrijwilliger op drijft. Als bestuur zul je op zoek moeten naar de juiste mix van ingrediënten. Organiseer en communiceer (over) plezier binnen je vereniging en laat je positief verrassen!
