AV’34: gesprek over missie en visie versterkt de basis
Ze werd in maart van dit jaar gevraagd om voorzitter te worden van de vereniging waar ze drie jaar eerder lid van werd. ‘Eigenlijk alleen omdat ik een marathon wilde gaan lopen en er tegen opzag om die lange duurlopen in m’n eentje te doen’, zegt Miriam Trommelen. Maar dan verzeil je in een heel gezellige trainingsgroep met mensen die allemaal wel wat doen voor de vereniging en opeens vraagt de voorzitter je dan of je hem op zou willen volgen. ‘Ik had geen ervaring met bestuurswerk bij een sportvereniging. Ik heb er dus echt wel even over na moeten denken, want ik heb met mijn eigen bedrijf en mijn gezin een druk bestaan. Maar ik vind het erg leuk om te doen.’
Trommelen vroeg haar bestuur én de vereniging al kort na haar aantreden om bezinning en verdieping. ‘We zijn een brede vereniging met zo’n duizend leden, variërend van G-atleten, recreatieve lopers en wandelaars tot wedstrijd- en topatleten. Apeldoorn is een arme gemeente en we krijgen vanaf begin volgend jaar de accommodatie in eigendom, zonder dat we nog subsidie krijgen. Dat alles stelde ons voor de vraag: wat willen we met onze sport en met onze vereniging in de samenleving? We zijn een vitale vereniging, maar we moeten wel zorgen dat we dat kunnen blijven.’ ‘Ik had zelf de behoefte om me bezinnen over de vraag wat we als AV’34 willen. Je moet een doel hebben en op basis daarvan keuzes kunnen maken. Ik kwam daarover – gewoon aan de bar van onze kantine – in gesprek met Charlie Zandgrond, een ouder en partner van enkele leden van onze vereniging. Hij helpt in zijn werk allerlei organisaties die met die vragen bezig zijn. Hij heeft me geholpen dit proces op gang te brengen. Het is eigenlijk net als een training geven: je moet het goed voorbereiden.’
AV’34 beschikte over een “Missie en visie” die al langere tijd vrijwel ongebruikt in een la lag. Maar wie heeft er anno 2014 zin om zo’n stuk onder het stof vandaan te halen om er een stevig gesprek over te gaan voeren? Dat bleek dus alleszins mee te vallen. Op de eerste avond, eind mei van dit jaar, kwamen er vijftig leden bijeen, deels op basis van een algemene uitnodiging, deels ook omdat Trommelen hen persoonlijk of per mail had uitgenodigd. Een belangrijk pluspunt was dat er mensen uit diverse geledingen van de vereniging bij elkaar kwamen. ‘Heel bewust hebben we die eerste avond gewerkt in gemengde groepen, omdat ik de eilanden-cultuur wilde doorbreken. Iedereen kon meepraten en laten opschrijven wat volgens hem of haar de missie van de vereniging zou moeten zijn.’
Tijdens een tweede avond konden de aanwezigen met mensen van hun eigen “sector” (zoals loopsport, wedstrijdatletiek, wandelen) zich buigen over de vraag hoe ze de ideeën over de vereniging nader uit zouden willen werken. Tijdens een derde avond in september zijn allerlei concrete plannen besproken. Dat leidde tot een ontwerp voor een beleidsplan van zo’n dertig pagina’s. Missie en visie zijn in november vastgesteld door de algemene ledenvergadering (zie hier de link naar de tekst). ‘We hebben gezien dat de animo voor de bijeenkomsten terugliep. Op de laatste avond waren er zo’n 25 mensen. Je moet zo’n proces dus niet te lang laten duren en snel naar concrete plannen overgaan, zodat je aan de slag kunt’, zo heeft Trommelen geconcludeerd.
Tot welke veranderingen heeft de bezinning op missie en visie geleid?
Trommelen: ‘De vereniging als geheel is zich er meer bewust van geworden dat breedtesport en topsport beide belangrijk zijn voor AV’34 en dat alle onderdelen evenveel waarde hebben. Dat geldt voor de recreanten en hun trainers, maar we profiteren ook van de prestaties en de bekendheid van atleten als Eelco Sintnicolaas en Jip Vastenburg. Zij zorgen ervoor dat de atletiek op de voorpagina van de sportbijlage komt in ons regionale dagblad.’ ‘We hebben ook nog eens vastgesteld dat er grote onderlinge verschillen zijn. Nordic Walkers en recreatieve lopers die terugkomen uit het bos, zoeken veelal de gezelligheid van het clubhuis. Maar onze topatleten komen niet voor de koffie: die willen elke dag terecht kunnen en dan kunnen beschikken over goede faciliteiten, zoals een krachthonk en voldoende ruimte op de baan.’
In het missie en visie-stuk staat onder meer: “We zijn allemaal gelijk en gaan op een respectvolle wijze met elkaar om”. Dat uitgangspunt zal een belangrijke rol spelen als de vereniging in de komende jaren de budgetten moet verdelen en bijvoorbeeld voor de taak staat om de kunststofbaan te vernieuwen, terwijl tegelijkertijd bijvoorbeeld de loopgroepen hun behoeften hebben, zoals het opleiden van voldoende trainers. ‘De meerwaarde van deze discussies is dat er nu meer begrip is voor elkaars behoeften’, zegt Trommelen. ‘Intussen hebben we het bestuur uitgebreid van vijf naar tien leden en gaan we ervoor zorgen dat de diverse commissies meer eigen verantwoordelijkheid krijgen en onderling de banden aanhalen. Vroeger belde iedereen meteen de voorzitter als er iets geregeld moest worden. Dat is niet goed en zo wil ik het ook niet. We gaan de eigen verantwoordelijkheden verruimen, maar wel binnen de uitgangspunten die we nu hebben vastgesteld. We weten wat we willen en kunnen elkaar daar ook op aanspreken.’
Tekst en foto: Cors van den Brink
