Hoe organiseer je een City Event?

Geplaatst op Dinsdag, 27 augustus 2019

‘Atletiekverenigingen hebben veel organisatietalent in huis,’ zegt Niko Moreno Ruiz van Touché Sportmarketing, dat medeorganisator is van de Urban Athletics Series. Een initiatief dat de atletieksport letterlijk midden in de stad neerzet. ‘Afhankelijk van de ambities, kan een verenging zo’n evenement prima zelf organiseren. Pas wanneer je streeft naar het formaat van de Urban Pole Vault Series, is het slim om met een sportmarketingbureau samen te werken. Maar ook de Atletiekunie kan een vereniging ondersteunen bij het organiseren van een sportevenement in een centrum.’

Touché is sinds 2016 organisator van de Urban Athletics Series, een initiatief van de Atletiekunie. Onder die noemer zette ze al twee jaar de Pole Vault Series succesvol neer. Afgelopen juli was het sportmarketingbureau druk met de voorbereidingen van een City Event serie hordelopen in de steden Haarlem, Breda en Deventer. Niko: ‘En eind augustus zetten we een serie sprintwedstrijden neer, ook in drie verschillende steden. Dit zijn allemaal City Events van formaat, maar iedere atletiekvereniging kan een evenement in het centrum op lokaal niveau zelf organiseren.’

Aandachtspunten organisatie City Event

1. Logistiek

‘Atletiekverenigingen snappen hoe je een wedstrijd neerzet. De extra toevoeging van een City Event, zit ‘m in de logistiek. Het materiaal dat nodig is voor de onderdelen moet naar de stad. Een aanrader is dan ook om een transport partner te vinden. Onze ervaring is dat de regio waar het evenement plaatsvindt, het City Event als iets heel sympathieks ziet. Het is vrij makkelijk om lokale sponsors mee te krijgen. Je biedt ze iets unieks: een dag heel zichtbaar zijn in de stad. Ook bijvoorbeeld een lokale drukker en een hotel voor atleten haken graag aan. Goed om te weten: de Atletiekunie heeft een mobiele pop-up baan aangeschaft. Atletiekverenigingen kunnen deze huren tegen een gunstige prijs. Tot slot: wanneer je als vereniging voor het eerst een City Event organiseert, ga dan voor een discipline die logistiek makkelijk is. Polsstokhoogspringen is wel een buiten categorie wat dat betreft. Hordes neerzetten bijvoorbeeld is laagdrempeliger.’

2. Atleet en locatie

‘Wanneer een vereniging een atleet heeft die bekend is in de regio, vraag die dan om het event te hosten. Het is een ideaal scenario, maar geen must hoor. Een Olympische atleet is natuurlijk helemaal een mooi haakje voor de pers. Maar wanneer atletiekvereniging x op plein y staat, werkt dat regionaal ook heel goed. Wel een harde voorwaarde: er moet een geschikte locatie zijn waar veel mensen komen. Maak als vereniging niet de denkfout, ze komen wel voor de hoofd-act (de bekende atleet, red.) naar een sportveld buiten de stad. Dat gebeurt niet of te weinig. Het moet een centrale locatie zijn, met een natuurlijke aanloop van mensen. Onze streven is altijd dat er per tien bezoekers, acht mensen toevallige voorbijgangers zijn.’

3. Demo modus

‘Belangrijk is dat de atleten snappen dat het om een demonstratie gaat. Je laat mensen de sport zien en hoe spectaculair deze sport is. En natuurlijk wil je de vereniging erachter zichtbaar maken. Maar de meeste mensen die komen kijken, zien geen verschil tussen een sprong van 5 meter of van 5.10. Bij de komende series (sprint en horde, red.) zeggen we de atleten dan ook: we lopen zonder spikes, dat is beter voor die baan. Atleten moeten mee in de demo modus en niet voor een PR gaan. Dat wil niet zeggen dat er niet hard gewerkt wordt, er worden soms ook heel goede prestaties neergezet. Maar dat is niet het primaire doel. Wanneer je een ambassadeur hebt voor je event, zoals Eelco Sintnicolaas bijvoorbeeld bij de Pole series, kan die het goed uitleggen aan de andere atleten.’

Waardering, zichtbaarheid en extra’s

‘Tijdens een City Event is een vereniging bijzonder zichtbaar die dag. Er zijn ook allerlei manieren te bedenken om daarna traffic naar je club te creëren. Zeker in combinatie met een bekende atleet. En uiteraard is het leuk voor de sport, voor de atleten: sporten met zóveel publiek op een unieke locatie. Maar het kan een vereniging nog meer opleveren. Ze kunnen lokale sponsors echt iets bijzonders, iets extra’s bieden. Zo’n event is een leuke tool, een mooi acquisitiemiddel voor verenigingen naar sponsoren hebben we gemerkt. Ook gemeente zijn geïnteresseerd, is onze ervaring. Zeker wanneer het event een duurzame, meerjarenplan insteek heeft. Elke gemeente heeft tenslotte doelstellingen op gebied van sportparticipatie, breedtesport, beweging op scholen. Dat kunnen allemaal haakjes zijn voor jouw evenement. Mijn advies is dan ook, kijk met je gemeente waar je elkaar kunt versterken. Ook een lokale partij als Sport Support kan een goede samenwerkingspartner zijn.’