Hoe krijg je een wachtlijst voor vrijwilligers?

Atletiekverenigingen kunnen niet zonder hun vrijwilligers. Er zijn vele handjes nodig, elke dag weer, het hele jaar door. “Een wachtlijst voor vrijwilligers” klinkt de meeste bestuursleden dan ook als muziek in de oren. Maar de meeste zien dit wel als een utopie. Kyra van Leeuwen van Start2Create laat in drie stappen zien hoe creatief denken helpt om deze onwerkelijkheid, werkelijkheid te maken.

Start2Create noemt zichzelf “een ideeënfabriek voor sportprofessionals”. Voor de vierde keer op rij verzorgden ze een workshop bij de Dag van de Atletiek. Tijdens de editie van maart 2019 werkten groepen onder leiding van Kyra ideeën uit ideeën om meer vrijwilligers aan te trekken. Een selectie van de ideeën en de methode die ze hierbij gebruikten, vind je hieronder.

De workshop van Start2Create bestaat uit drie stappen met als doel: op een andere manier naar het werven van vrijwilligers kijken.

‘Een praktisch onbekend persoon, direct om tijd en energie vragen werkt niet voor iedereen’

1. Speed daten

Aan nieuwe leden wordt vaak direct bij, of zelfs nog vóór de officiële aanmelding, gevraagd of ze vrijwilligerswerk willen doen. Door een commissie- of bestuurslid of als vraag op het aanmeldformulier. Terwijl de vereniging de persoon vaak niet of nauwelijks kent. Maar ook bij bestaande leden gaan clubs soms te snel over tot dé vraag “wil je helpen met…?” Bijvoorbeeld omdat ze denken de potentiële vrijwilliger wel te kennen, maar hoe goed eigenlijk? Is de relatie voldoende zodat hij of zij bereid is de vereniging of die persoon te helpen? Kyra: ‘Als je iemand vertrouwt, iemand mag of een gevoel hebt bij de verenging dan is de kans dat je iemand iets gunt, dat je iets wilt doen voor iemand veel groter.’

Daarom begint de workshop, Een wachtlijst voor vrijwilligers, met speed daten. Koppels leren elkaar aan de hand van vragenkaartjes relatief goed en snel kennen. Kyra: ‘Mijn boodschap na deze eerste stap is: ga echt contact maken met je leden. Vaak ga je van elkaar net kennen, bijna direct over naar iets of tijd van iemand vragen. Terwijl mensen soms meer tijd nodig hebben om een persoon of verenging te leren kennen. Een tip die ik de groepen meegeef is: spreek eens een tijdje twee à drie leden per week aan. En doe dat puur om ze te leren kennen, niet met als doel om vrijwilligers te werven. Het zorgt meestal niet direct voor nieuwe vrijwilligers. Maar wel is zeker dat het ander, en leuk contact oplevert. En dat het de sfeer beïnvloedt. Als het gevoel er is, en contact maken makkelijker verloopt, kan het zomaar zijn dat iemand na verloop van tijd actief wordt als vrijwilliger.’

‘Hoe zorg je ervoor dat niemand zich aanmeld als vrijwilliger?’

2. Omdraaien

De tweede stap die Kyra met de groepen maakt in het creatieve denkproces, is op een andere manier naar het vraagstuk vrijwilligers kijken. Waarbij een wachtlijst voor vrijwilligers de ideale situatie is. Nu is de opdracht draai de vraag om. In dit geval is de vraag dan: hoe zorgen we ervoor dat niemand zich meer aanmeld als vrijwilliger? De volgende vraag is: welke van de antwoorden herken je bij je eigen vereniging? Deelnemers houden zichzelf een spiegel voor, en zien hun eigen valkuilen. Kyra: ‘Opvallend is dat doorgaans 40 tot 60 procent van de antwoorden uit de omgekeerde vraag, realiteit zijn bij de verenigingen. Dit geeft uiteraard inzicht in wat er anders kan, op een luchtige en soms humoristische manier.’

‘Hoe werven we nieuwe bestuursleden?’

3. Battle absurd

Kyra legt de laatste stap uit: ‘Er staat in deze stap één vraag centraal, in dit geval “hoe werven we nieuwe bestuursleden”? De deelnemers gaan helemaal los: ze bedenken bizarre, grote en gekke ideeën om de vraag te beantwoorden. Alles kan, er zijn geen beperkingen. Van een reis naar de maan tot en met het rijden van een Tesla van de club komen voorbij. Je vraagt je misschien af: waar gaat dit heen? De vellen papier met de wilde ideeën worden doorgegeven aan een andere groep, en elke groep gaat met een idee aan de slag. Waar staat het idee voor? En hoe maken we er een praktisch uitvoerbaar plan van? Kyra verduidelijkt deze stap aan de hand van voorbeelden ontstaan tijdens de dag van de Atletiek.

Twee uitkomsten van de battle absurd

Van ruimtereis -> naar vier jarenplan

De start is het absurde idee om de nieuwe bestuurder die zich aanmeld een ruimtereis cadeau te geven. Dat schaafde de groep bij naar een ‘droomreis’. De volgende stap die ze maakten: de nieuwe bestuurder komt met dromen voor de club. Concreet plan: De bestuurde mag meebepalen waar de club naartoe gaat, hij of zijn heeft de mogelijkheid om een eigen droom voor de club uit te voeren.

Van de Olympische Spelen -> naar bestuurders wervingscampagne

De Olympische Spelen zijn nu het startpunt, de inspiratiebron. Het idee onstaat om aspecten hiervan te verweven in een plan van aanpak om bestuurders te werven. Zoals stap voor stap in vier jaar ergens naartoe werken, net zoals een topsporter dat doet. Wat is er nodig, bijvoorbeeld aan opleidingen en begeleiding? Met als afsluiting de nieuwe bestuurders eren met een medaille of een feestje vieren in het Heineken House.

Ideeën uitkomst om meer vrijwilligers te werven

Kyra: ‘Tijdens de workshops bij de Dag van de Atletiek zijn talloze grote en kleine ideeën ontstaan om meer vrijwilligers te werven.’ Sommige hebben nog meer uitwerking of tijd nodig, andere zijn al direct toepasbaar. Hieronder twee concrete ideeën die elke vereniging relatief makkelijk en snel kan uitvoeren.

• Sfeer en waardering: (koffie) bedankavonden waarbij waardering voor de vrijwilligers en bestuurders én een goede sfeer centraal staan.
• Zichtbaar bestuur: trainers zijn vaak zichtbaar door hun trainersshirt of –kleding, bestuurders niet. Maak de bestuurders ook zichtbaarder door een shirt of jasje met ‘bestuur’ o.i.d. op de rug.

Tekst: Esther Vliege
Foto: Tim Buitenhuis (Dag van de Atletiek 2019)