Fotograferen tijdens je event? Hoe werkt dat eigenlijk?

Ongetwijfeld hebben jullie allemaal weleens een evenement, een loopwedstrijd of een toffe jeugdcompetitie georganiseerd op de club. Wat is er dan mooier om professionele foto’s te maken tijdens zo’n evenement om bijvoorbeeld de promotie voor een volgende keer goed op te tuigen? Beelden zeggen tenslotte meer over de sfeer van de dag, de geleverde prestaties van de atleten, de vele bezoekers, hoe de accommodatie erbij lag en de vele vrijwilligers.

Toch is dit een behoorlijk hot issue want mag je deze foto’s wel zomaar gebruiken op de website van jouw club? En wat is er eigenlijk precies afgesproken met de fotograaf over het gebruik en doorplaatsen van zijn of haar foto’s? En bijna nog belangrijker: hebben de deelnemende atleten of bezoekers van jouw event ergens toestemming gegeven voor het publiceren van de foto’s? Als club heb je hier wel degelijk een belangrijke rol in. Want wie heeft welke rechten en wat is jullie rol als atletiekclub als je zelf foto’s publiceert of een fotograaf hebt ingeschakeld om foto’s te maken?

Als Atletiekunie hebben wij hier ook regelmatig mee te maken, vooral wanneer wij bij onze Nederlandse Kampioenschappen fotografen inhuren. De afspraken aan onze kant kennen vooral een facilitaire insteek, kijkend naar zaken als ‘hoeveel fotografen mogen op het middenterrein’ en ‘hoe zijn de accreditatieprocedures geregeld’. Bij een lokaal evenement of loopwedstrijd is het echter ook van essentieel belang om hier goede afspraken over te maken met enerzijds de fotografen die je rond hebt lopen en anderzijds met je bezoekers.

Portretrecht en auteursrecht?

En hoe zit het dan met het verschil tussen deze twee? Het auteursrecht is het uit­sluitend recht van de maker van een werk van letterkunde, wetenschap of kunst, of van diens rechtverkrijgenden, om dit openbaar te maken en te verveelvoudigen, behoudens de beperkingen, bij de wet gesteld. In eerste instantie komt het auteursrecht op zo’n werk toe aan de maker van het werk, en wel vanaf het moment dat hij het werk gemaakt heeft. In dit voorbeeld dus de fotograaf in kwestie.

Terwijl portretrecht gaat over diegene die op de foto of afbeelding staat. Wie op een foto afgebeeld staat, kan zich soms beroepen op het zogenaamde 'portretrecht'. Dat houdt in dat in sommige gevallen de foto niet mag worden gepubliceerd zonder de toestemming van degene die op de foto staat. Het portretrecht geldt ook voor andere soorten afbeeldingen, zoals tekeningen en schilderijen. Het portretrecht is geregeld in de Auteurswet en deze wet maakt onderscheid tussen twee verschillende situaties:

1. het portret dat in opdracht is gemaakt ,
2. ofwel het portret dat niet in opdracht is gemaakt.

En precies dit is bij veel sportevenementen, loopevenementen of andersoortige activiteiten op de club of op locatie vaak het euvel of hetgeen dat niet waterdicht op papier staat. Of de afspraken met een fotograaf zijn niet helemaal strak geregeld, we kennen natuurlijk ook genoeg hobbyisten die ‘gewoon wat foto’s komen maken tijdens je loopwedstrijd’, óf er staat niet iets vermeld over fotografie en publicatierechten bij inschrijving of deelname.

Best een ingewikkelde kwestie dus

Zeker nu met de vernieuwde privacywet, de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG), en het feit dat alle organisaties, stichtingen en bedrijven dit moeten inbedden in procedures en werkwijzen. In 2017 heeft Monique Hennekens, Advocaat IT & Privacy bij Hekkelman Advocaten dit onderwerp eens goed onder de loep genomen. Ik adviseer je om dit artikel nog eens na te lezen.

Esther Singendonk
Communicatieadviseur Atletiekunie

Foto: Erik van Leeuwen (WK Atletiek Londen, 2017)