Een soepele vergunningsaanvraag: stappenplan voor organisatoren van loopevenementen

Een vergunningsaanvraag voor een evenement kan een kriem zijn. Doordat je langs talloze loketten moet en er geen eind aan de ambtelijke rompslomp komt. Dat kan anders. Wim Lensen , directeur van stichting Venloop, onthult direct zijn beste tip: ‘Zorg dat je samenwerkt met de evenementen coördinator van de gemeente.’ Heeft de gemeente geen evenementen coördinator? Ook dan heeft Wim handige tips om de aanvraag soepeler te laten verlopen.

Tijdens de Themadag voor verenigingen bij de Atletiekunie vertelde Wim al over zijn aanpak voor de vergunningsaanvraag van de Venloop. Een evenement dat vorig jaar meer dan 31.500 deelnemers telden en waar nu voor de 4^e keer ook het NK halve marathon wordt gehouden. Wim: ‘De Venloop is door de gemeente ingedeeld in categorie C, qua omvang en risico het hoogste niveau voor een (sport)evenement. Toch kunnen ook organistoren van kleinere events deels dezelfde stappen als ons zetten.’

De uitgangspunten:

Multidisciplinair

‘Voor de vergunningsaanvraag maar ook het hele traject tot en met de vergunningverlening, werken wij multidisciplinair. Dat wil zeggen dat we aan tafel zitten en samenwerken met de gemeente én alle disciplines, de drie kolommen noemen wij ze. De witte kolom, de GHOR (Geneeskundige Hulpverleningsorganisatie in de regio red.), de rode is de brandweer en de blauwe de politie.’

‘Leg niet je hoofd in de schoot van de gemeente’

Evenementen coördinator = de sleutel

‘De gemeente Venlo heeft ons een evenementen coördinator toegewezen. Hij is de brug tussen onze organisatie, de gemeente en andere overheidsdiensten. Zonder een coördinator moet je talloze lokketten aflopen want voor bijna elke vraag moet je naar een ander loket. Dat is vaak de schrik voor elke organisatie. Heeft de gemeente niet zo’n specialistische ambtenaar, bespreek dan de mogelijkheden en de voordelen ervan met de gemeente. Zonder coördinator worden de andere ambtenaren belast door alle events in de omgeving. Een coördinator neemt die taken weg, zodat ieder met zijn eigenlijke werk door kan. Een ander argument dat spreekt vóór de aanstelling van een coördinator, zeker voor grote events: een goede uitvoer is ook in het belang van de gemeente. Een evenement is belangrijke pr voor een stad. Zorg in elk geval dus dat er iemand van citymarketing meekijkt- en denkt met jouw aanvraag bij de gemeente. Mijn algemene advies aan evenementenorganisaties is, leg niet je hoofd in de schoot van de gemeente en ga niet zomaar allerlei invuloefeningen doen. Maak duidelijk dat je samen de stad op de kaart wil zetten, dan ben je opeens een heel andere gesprekspartner.’

De stappen:

‘Dat huiswerk moet je gewoon doen’

1. Start vergunningsaanvraag

‘Voor de Venloop starten wij vijf maanden voor het evenement met de aanvraag. Hoeveel tijd je nodig hebt om alle stappen goed te doorlopen, hangt samen met de ervaring van de organisatie en de omvangen van het evenement natuurlijk. De aanvraag, het organisatieplan, vullen we vanaf de start samen met de evenementen coördinator van de gemeente in. Hij weet niet alleen de snelste weg binnen de gemeente, maar ook wat de stad aankan. Zo hebben wij op zijn advies besloten de 10 km niet verder te laten groeien. Commercieel gezien wil je dat wel, maar je krijgt niet al die mensen weggewerkt bij de start. Op basis van de activiteiten - in ons geval is het een 5-daags event - het aantal deelnemers en toeschouwers win je advies in bij de drie kolommen: de GHOR, de brandweer en de politie. Zij willen precies weten wat we willen opbouwen en neerzetten. Die informatie moet je allemaal aanleveren, dat huiswerk moet je gewoon doen. Een organisatie moet ook intrinsiek gemotiveerd zijn om een evenement veilig neer te zetten. Deze informatie is ook onderdeel van je aanvraag.’

‘Als je alles maar slikt, wordt het een oeverloos lang en lastig traject’

2. Multidisciplinair overleg + scenarioanalyse

Als al het huiswerk is gedaan, en er een concept aanvraag ligt, volgt er een multidisciplinair overleg om alle plannen door te spreken. Tijdens zo’n overleg kan iedereen er nog even “z’n plasje over doen”. Daarna maken we het plan definitief. Dan weet je dat iedereen erachter staat. Overigens kijken we wel kritisch naar de eisen van de diverse kolommen. Wil de brandweer bijvoorbeeld iets, dan kijken we wat het verschil is ten opzichte van vorige jaren. Voegt de nieuwe eis niets toe? Dan doen we het in principe niet. De gemeente, de evenementen coördinator in ons geval, kan aangeven wanneer een eis onnodig is. Uiteindelijk is de gemeente het bevoegd gezag en vergunning verlener. Als je alles maar slikt, kan het een oeverloos lang en lastig traject worden. Je moet als organisatie zelf weten wat je wilt en je daar sterk voor maken. Een onderdeel van de aanvraag is een zogenaamde scenarioanalyse waarbij de gemeente elke mogelijke crisisscenario in kaart brengt met een risico factor. Je bespreekt samen per situatie, zoals brand of gevaarlijke stoffen, wat onder andere de waarschijnlijkheid en de impact op het evenement is.

Je kunt zelf ook om een multidisciplinair overleg vragen, geef aan dat je één keer alle plannen wilt doorspreken. Dat vindt de ambtenaar misschien lastig, maar realiseer je dat jij de klant bent, de event organisatie die zijn nek uitsteekt. Je zal niet altijd je zin krijgen, maar anders verandert er zeker niets.’

3. Blauwdruk

‘Het parcours is uiteraard een belangrijk onderdeel van de aanvraag. Je moet weten wat de plannen zijn tot en met je evenement. Zijn er bijvoorbeeld werkzaamheden of bouwplannen? Die moet je weten, daarna volgt er een blauwdruk waar niet meer van afgeweken wordt. Natuurlijk moet je blijven checken. Tijdens een editie van de Venloop bleek de avond voor het event dat een paaltje niet weg was gehaald, hierdoor zou de klok-auto er niet door kunnen. We contacten dan direct onze evenementen coördinator. Binnen een uur kreeg ik een foto waarop ik zie dat hij persoonlijk met een gemeente auto het paaltje staat te verwijderen. Die betrokkenheid is geweldig, daar hebben we mazzel mee.’

‘We spreken met één mond, en gaan niet naar elkaar wijzen’

4. Doorleefsessie

Aan het einde van het traject, en bij ons ná de toekenning van de vergunning, plannen we een doorleefsessie in, wederom multidisciplinair. De plannen liggen klaar maar hoe acteren we als er daadwerkelijk iets gebeurt. Een ambtenaar verzint een scenario, bijvoorbeeld een bommelding of een hotel in het centrum staat in de brand. We spreken zo’n situatie dan helemaal door, als een soort test of we samen de juiste stappen zetten. De brandweer zegt in het geval van brand bijvoorbeeld “we trekken de hekken van de kant”. Maar wij vragen dan: okay, maar via welke route kom je aanrijden? Want 10.000 man tussen de hekken houden, is ook geen veilige optie. De belangen zijn anders en dan is het goed de primaire reacties te bespreken om samen calamiteiten zo goed mogelijk op te lossen. Ook de wijze waarop je met elkaar omgaat bespreken we dan: we spreken met één mond, en gaan niet naar elkaar wijzen. We zijn één kernteam ook als het op verantwoordelijkheden aankomt.’

‘Vergunning van 439 pagina’s dik’

5. De vergunning

‘Zes weken voor het event krijgen we van de gemeente de vergunning. In ons geval is deze 439 pagina’s, alles staat hierin uitgeschreven. Maar ook als de vergunning er is, blijf je met elkaar in gesprek en test en controleer je veranderingen, details die invloed kunnen hebben. Uiteraard evalueer je na afloop van het event wederom met de drie kolommen en de gemeente, dat is de basis voor je volgende editie.’

Hier vind je de presentatie van Wim Lensen. Ben jij op zoek naar meer relevante informatie voor het organiseren van een hardloopwedstrijd? Bekijk het kenniscentrum wegwedstrijd organiseren op atletiekunie.nl.

Tekst: Esther Vliege
Foto: Ted Boots