De vrijwilligerscommissie van AV de Spartaan

AV de Spartaan heeft 800 leden waarvan 250 leden vrijwilligerswerk doen voor de vereniging. Logisch dus dat de club een overkoepelende vrijwilligerscommissie heeft. Lenie van der Poel (62) is hiervan de voorzitter. ‘Er zijn zoveel functies en taken te verdelen. Van wedstrijdsecretaris en juryleden tot en met de schoonmaak- en klusploeg. Trainers zijn natuurlijk nodig en ook de kantine draait op mensen. Maar er zijn bijvoorbeeld ook mensen die het clubblad rondbrengen.’

Lenie traint zelf al vanaf haar 15^e bij de Spartaan in Lisse. ‘Ik heb inmiddels wel zo’n beetje alle groepen doorlopen.’ Ook is ze al 12 jaar trainer bij de club en is ze in totaal 18 jaar bestuurslid geweest. Sinds 2014 stuurt ze de vrijwilligerscommissie aan, die rond 2007 werd opgericht.

De vrijwilligerscommissie

Binnen de Spartaan bestaan er vele commissies, die allemaal bemand worden door vrijwilligers. Lenie: ‘Wij hopen natuurlijk dat de commissies zoveel mogelijk zelfstandig draaien. Wij richten ons vooral op de overkoepelende taken en ondersteunen commissies waar nodig. Zo proberen we vrijwilligers te werven onder de nieuwe leden. Ook zetten we vacatures uit op onze site, in ons clubblad en soms ook buiten de verenging via het vrijwilligersmeldpunt van Lisse. We communiceren over en promoten het vrijwilligerswerk, zo plaatsen we in elk clubblad een interview met een vrijwilliger. Dat is belangrijk zeker voor vrijwilligers die zich altijd op de achtergrond inzetten, zij zijn niet zichtbaar. Onze vrijwilligerscommissie bestaat uit drie leden. Naast de specifieke taken per rol, van voorzitter, secretaris en penningmeester, verdelen we al het overige werk.’

Vrijwilligers eren en prijzen

‘Binnen onze verenging is er veel aandacht en waardering voor de vrijwilligers. Jaarlijks organiseren we een dag om ze te bedanken voor hun inzet. We ondernemen dan een leuke activiteit: kanoën, fietstochten, boogschieten of laser gamen bijvoorbeeld. Niets moet zo’n dag, mensen op leeftijd doen niet altijd met alles mee. De gezelligheid en het samen zijn met een hapje en drankje staan centraal. Tijdens die dag rijken we ook twee vrijwilligersprijzen uit. We benoemen en eren dan de vrijwilliger van het jaar en daarnaast, sinds vorig jaar, ook een jonge vrijwilliger van het jaar. Dit stimuleert de jongeren, anders zijn het altijd de mensen die zich al 35 jaar inzetten. Tijdens de nieuwjaarsreceptie rijkt het bestuur ook nog eens drie prijzen uit: één aan een wedstrijdorganisatie, bijvoorbeeld voor het starten van een nieuw event binnen de vereniging. Er wordt een jurylid gekozen, en er is een prijs voor een overall-vrijwilliger, die zich bijzonder verdienstelijk heeft gemaakt voor de vereniging.’

Betrokkenheid neemt af

Bij de Spartaan doet meer dan 30% van de leden vrijwilligerswerk voor de club. Toch staat ook deze atletiekvereniging voor uitdagingen. Lenie: ‘Eenmalige taken voor bijvoorbeeld een event, verdelen we relatief makkelijk. Veel lastiger is het om mensen te vinden voor langdurige klussen zoals bestuursfuncties, een coördinator van de kantine of leden voor de sponsorcommissie. We werken al meer met deeltaken, maar het blijft lastig. Er zijn meer leden die komen lopen, even wat babbelen en dan weer weg zijn. De betrokkenheid bij de vereniging is beperkt bij een groot aantal nieuwe leden.’

Betrokkenheid vergoten

‘We proberen de betrokkenheid bij nieuwe leden te vergroten. De recreanten die binnen komen via RunStarter krijgen een koffiekaart zodat ze de kantine een keer binnenstappen. De trainers van die groepen hebben een persoonlijke aanpak waarmee ze ook veel verbondenheid creëren. Ook de reguliere nieuwe leden proberen we te strikken voor vrijwilligerstaken. Bij het inschrijfformulier vragen we altijd al naar de mogelijkheden, maar de tekst hebben we aangepast. Voorheen was de vraag ‘heeft u interesse in een vrijwilligersfunctie’ nu vragen we ‘bent u bereid om..’. Het is een nuance maar we hopen hier het verantwoordelijkheidsgevoel van de leden meer aan te spreken. We willen leden bewust niet verplichten vrijwilligerswerk te doen, bij onze hockey-buren gebeurt dit al wel. Wel moet het bestuur soms kiezen voor een tussenvorm door middel van vrijwilligersbijdragen. In de nieuwe accommodatie is het vloeroppervlak zo groot en een wekelijkse schoonmaakbeurt noodzakelijk. Hiervoor ontvangen twee mensen een vrijwilligersbijdrage. Ook de trainers ontvangen een bijdrage op basis van hun opleiding.’

Verbinden is soms lastig

Saamhorigheid is een belangrijke voorwaarde voor betrokkenheid, wat weer nodig is voor vrijwilligerswerk. Maar dat valt niet altijd mee bij een grote vereniging met veel verschillende groepen legt Lenie uit. ‘Mensen kennen vaak alleen hun eigen deel van de vereniging, en niet zozeer de andere takken. Het verschilt natuurlijk wel per persoon: een clublid waarvan de kinderen hier ook trainen, krijgt al meer mee. De jeugdcommissie organiseert jaarlijks een ouder-en-kind-wedstrijd, dit vergroot betrokkenheid van ouders. En ouders kunnen ook al in één avond een cursus volgen waarmee ze kunnen assisteren bij Athletic Champs wedstrijden van de pupillenjeugd. Ook lang niet alle leden en vrijwilligers zien de bestuursleden, de jeugd traint bijvoorbeeld op andere dagen dan de volwassen recreanten lopers. Daarom motiveren we leden om bijvoorbeeld een keer bij de nationale Ter SpeckeBokaal te komen kijken,

Succesvoorbeelden

Ondanks alle inzet, verbindingen leggen blijft lastig ook voor de Spartaan. Wel kennen ze voorbeelden waarbij het heel goed gaat, een daarvan is de Ter SpeckeBokaal. Lenie: ‘Al vanaf ’83 organiseert AV de Spartaan dit grote evenement. De TSB-commissie bestaat uit enthousiaste en veelal jonge mensen. We zijn dan met 160 vrijwilligers bezig. Het is een feestje om samen dit evenement neer te zetten. Leden en vrijwilligers zijn trots op dit event. Het is een event van formaat, met aanzien en ook de nodige persaandacht, dat helpt natuurlijk wel mee. Er is ook een 1000m voor pupillen en de kinderen kunnen kledingmandjes dragen. Jong geleerd is oud gedaan. We proberen ook meer recreanten te laten komen, dat lukt niet altijd. Mensen hebben hun eigen dingen.

Een ander succes voorbeeld van Lenie: ‘In april vorig jaar is de nieuwe bewegingshal/sportzaal geopend. Hiervoor is een professioneel bedrijf een half jaar ingezet. Maar de overige 5.000 uur is geheel door vrijwilligers gedaan. Van slopen tot aan schilderen en tegelen en zoveel meer. De betrokkenheid heeft mede te maken met het langdurige voortraject denk ik. Vooral de wedstrijdatleten wilden al jaren een echte krachthal, maar daar was financieel geen ruimte voor. De vereniging was dus zelf al een tijd aan het sparen en er kwam toch ruimte voor subsidie bij de gemeente. Het missende deel is geleend van leden, heel bijzonder. Aan dit project werkten zowel wedstrijdatleten als recreanten, ouders en vutters mee. Sommige mensen hielpen wekelijks mee op hun vrije dag. We werkten met z’n allen aan een tastbaar doel, dat helpt.’

Tekst: Esther Vliege
Foto: Ter Specke Bokaal 2017