HAC Helmond ervaart de voordelen van VoltaClub: ‘De app is helemaal van ons’

Toen Henk twee jaar geleden aantrad als penningmeester kreeg hij het verzoek om de implementatie van VoltaClub te onderzoeken. Het kostte hem niet veel tijd voordat hij wist wat hem te doen stond. ‘Ik had direct door dat dit ons veel tijd ging besparen. Zeker in een tijd waarin iedereen een volle agenda heeft, is dat ideaal. Bovendien is de app helemaal van ons. Daar kunnen we niet omheen.’

Proces in werking

Met dit positieve gevoel zette hij het proces in werking. ‘We hebben met de Atletiekunie een info-avond gehad op de club. Dit bevestigde het beeld dat ik al had. Ik kreeg daarna de vrije hand van de rest van het bestuur. Ik heb goed overleg gevoerd met de vrijwilligers van de ledenadministratie en ook zij waren positief. Samen kwamen we tot de conclusie dat VoltaClub al onze wensen zou vervullen.’

In overleg met de Atletiekunie en technische partij FOYS (Focus on Your Sport) was in een kort tijdsbestek alles geregeld. ‘We konden er snel mee werken. Natuurlijk stuit je dan wel eens op problemen en heb je vragen, maar door de korte lijnen hadden we steeds snel antwoord en een oplossing. Vooral de connectie met het boekhoudprogramma van Exact Online had veel voeten in de aarde, maar daar zijn wij met elkaar goed uitgekomen.’

Eén druk op de knop

Nu VoltaClub in werking is gesteld, ervaart Henk grote voordelen. ‘Vooral voor de ledenadministratie is het werk gemakkelijker geworden. Met één druk op de knop heb je een download met alle gegevens. Hiervoor kregen we een omslachtig CSV-bestand, waarin je eerst alles goed onder elkaar moest zetten. Met één komma verkeerd liep alles in de soep. Ook de koppeling naar de facturen verloopt nu automatisch. De PDF-bestanden gaan als vanzelf naar de mailboxen van de leden. Ik krijg hiervan een kopie in mijn mail. Dit hoeft niet, maar ik vind het prettiger om een goed overzicht te hebben.’ Een goed voorbeeld van maatwerk binnen het VoltaClub-pakket.

Henk merkt ook dat de administratie rondom nieuwe leden goed verloopt. ‘We hebben een eenvoudig registratieformulier gekregen. Wanneer iemand dit invult, kunnen wij stapsgewijs onze actielijst uitvoeren. We hebben er zicht op hoe lang de proefperiode van iemand nog duurt en ook het overzicht van de wachtlijst is erg handig.’

Communicatie

Het optimaal benutten van de mogelijkheden voor communicatie is een volgende stap. ‘Dat gebeurt nog te weinig. Ik heb de wandelgroep waarin ik actief ben al aan de app gekoppeld. Ook de pupillen en junioren werken ermee. We kunnen daarbij nog trainingen en wedstrijden aanmaken, waarbij leden hun aanwezigheid aangeven. Ook kunnen we evenementen toevoegen en mensen daarvoor uitnodigen.’

‘Nu gebeurt er nog te veel op de oude manier. Trainingsgroepen communiceren via Whatsapp en nieuwsbrieven worden verstuurd via Mailchimp. Het is natuurlijk handiger wanneer we alles via VoltaClub laten verlopen. Dan hebben we een beter overzicht en kunnen we tijd besparen. Het is jammer dat we niet direct ook een nieuwe website erbij hebben laten ontwikkelen, gekoppeld aan de app. Dan hoef je niet elk bericht twee keer aan te maken. We benutten nu nog niet eens de helft van de mogelijkheden en dat is zonde. Het lijkt me goed wanneer een projectgroep daarmee aan de slag gaat.’

Henk kan iedereen de overgang naar VoltaClub aanraden. ‘Je maakt het jezelf zoveel gemakkelijker. Bovendien verloopt de implementatie erg prettig. Natuurlijk moet je iemand bij de club hebben die er veel energie insteekt, maar wanneer het eenmaal staat, wil je niet meer terug.’

Introductiesessie

Meer weten? Download de routekaart en meld je aan voor een introductiesessie (vrijblijvend).