Best practice: Administreren in deze tijd

Geplaatst op Maandag, 2 september 2019

‘De complete ledenadministratie stond bij iemand thuis op een privé pc,’ vertelt Wiebe Rengelink van AV Climax. ‘Dat is gelukkig altijd goed gegaan. Maar met de introductie van de AVG, kon dat niet meer. Daarbij is het kwetsbaar en omslachtig,’ stelt de penningmeester van de vereniging. Twee jaar geleden stapte Climax stapsgewijs over op een nieuw systeem. ‘Het is een tijdsinvestering, maar die is het zeker waard. Wel hadden we achteraf gezien beter in één keer een grote stap kunnen zetten.’

AVG

Sinds mei 2018 gelden er nieuwe, strengere regels op het gebied van privacy. De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), geldt voor de hele Europese Unie. Deze heeft gevolgen voor iedere organisatie die persoonsgegevens verwerkt. Dus ook voor alle verenigingen.

Wiebe, een echte hardloper en fietser, besloot in 2016 meer structuur te geven aan het hardlopen. Hij werd lid van AV Climax in Ede. Hij raakte betrokken bij de RopaRun en raakte geïnspireerd ook structureels iets terug te doen voor de maatschappij. Wiebe werd penningmeester van AV Climax. Wiebe zag in dat de manier van administreren niet meer paste bij deze tijd.

‘Het systeem verdient zichzelf terug’

Stap 1: modern, veilig en benaderbaar

Onze ledenadministratie wordt beheerd door vrijwilligers, hierin zullen we geen uitzondering zijn. AV Climax is met achthonderd leden een vrij grote vereniging. De complete administratie van al deze leden stond bij een vrijwilliger thuis, in een open XS4ALL-omgeving. En wanneer het nodig was, werden complete ledenlijsten doorgestuurd naar vrijwilligers. Naast het feit dat dit natuurlijk niet voldoet aan de AVG-wet, is het heel kwetsbaar om alles bij één persoon onder te brengen. We moesten duidelijk wat anders. In 2018 zij we begonnen met Club Starter, het basispakket van AllUnited. Hier mee beheer je de ledenadministratie. We wilden een modern en veilig systeem dat benaderbaar is voor iedereen, in de cloud dus. Ook kunnen we nu de interface met de Atletiekunie maken: wanneer leden zich aan- en afmelden, is dit direct bekend bij de Atletiekunie. En de aanmeldingen, leveren ons weer een financieel voordeel op. Hierdoor verdient het basis pakket zichzelf terug.’

‘Extra voordeel, we delen nu informatie op maat’

Een paar stappen verder

‘AllUnited werkt met zogenaamde schillen: de eerste is de club starter, de tweede schil daaromheen bevat een systeem voor de financiële en ledenadministratie. Met de derde schil beheer je ook je website. We hebben de overgang bewust stapsgewijs gedaan, je werkt met vrijwilligers die het al meer dan tien jaar op de oude manier doen. Maar in 2019 zijn we toch een stap verder gegaan, we beheren nu onze financiële en ledenadministratie met AllUnited software. Contributie innen, ging hiervoor nog handmatig en door één iemand. Niemand anders wist precies hoe deze vrijwilliger het deed. Wederom heel kwetsbaar dus. Nu is het één druk op de knop, en alles gaat automatisch. Met het pakket kun je ook de boekhouding doen, maar we gebruiken hier nu nog een ander systeem voor. Ik verwacht dat we in toekomst ook daarvoor overstappen. Een groot bijkomend voordeel van het uitgebreidere pakket, is dat we nu mensen in verschillende rollen, zoals trainers of de wedstrijdcommissieleden, toegang kunnen geven tot alleen de informatie die voor hun interessant en noodzakelijk is. Een andere stap die nog kunnen – en willen - maken met dit systeem, is leden toegang geven tot hun eigen administratie.’

Cultuuromslag

‘Het heeft ons veel tijd gekost om alles werkend te krijgen. We hebben hierbij veel hulp van AllUnited gehad, het contact is laagdrempelig. En naast operationeel gaan, kost het veranderen van een mindset tijd. Je kunt wel snel, grote stappen willen nemen, maar de mensen moeten ook mee en ieder op z’n eigen tempo. Het gaat niet alleen om de mensen die de ledenadministratie beheren. Ook alle trainers moet je bijvoorbeeld meekrijgen. We hebben zo’n veertig trainers, die thuis allemaal hun eigen administratie hadden van hun loopgroep. Het is een cultuuromslag, mensen laten beseffen dat we op een andere manier met persoonsgegevens moeten omgaan. Ik heb overigens geen actieve weerstand ervaren hoor, het aanpassen van gedrag is gewoon lastig.

Maar het was de tijdsinvestering zeker waard. Daarbij, de oude manier kon gewoon echt niet meer.’