AV Gouda positief over online ALV

Grote opkomst, hoge kwaliteit

Wat doe je met de geplande Algemene Ledenvergadering (ALV) tijdens de coronacrisis? Dankzij de Corona-spoedwet kun je er als verenigingsbestuur voor kiezen om deze uit te stellen, maar ook gedeeltelijk of geheel online vergaderen is een optie. Marleen Verbruggen, voorzitter van AV Gouda, deelt het succes van hun eerste online ledenvergadering.

NOC*NSF geeft uitgebreid advies over het organiseren van Algemene Ledenvergaderingen tijdens de coronacrisis, lees alle richtlijnen, een plan van aanpak en andere tips hier. Samengevat biedt de Corona-spoedwet verschillende opties:

• de ALV uitstellen: dat kan tot vier maanden na de datum waarop de ALV (volgens de statuten) gehouden zou moeten worden;
• fysiek voorbereiden (leden kunnen dan vooraf onder andere stemmen en/of vragen indienen), de ALV zelf vindt online plaats;
• een volledige online ALV, inclusief stemtool.

We wilden verder als vereniging

Marleen: ‘Eind maart stond onze reguliere, fysieke ledenvergadering gepland. Toen de crisis met alle maatregelen volgde, kozen we er in eerste instantie voor om de ALV uit te stellen tot juni. Maar na verloop van tijd schatten we de kans om in juni bij elkaar te mogen komen, klein in. Tegelijk waren er wel een aantal onderwerpen waarbij we de mening en besluitvorming van onze leden nodig hadden om verder te kunnen als vereniging. Daarbij kun je een bestuurswissel alleen formaliseren tijdens een ALV. Onze penningmeester had in maart al gepland om afscheid te nemen van ons bestuur, zij is door de omstandigheden veel langer formeel verantwoordelijk gebleven. Aan de andere kant waren er drie nieuwe bestuursleden warm gedraaid aan de zijlijn, zij wilden graag echt aan de slag. Het werd ons duidelijk: we zouden een online ALV organiseren. Dat dit zo succesvol zou uitpakken, hadden we niet verwacht. De opkomst was bijvoorbeeld een stuk hoger dan normaal en de kwaliteit, de inhoud van de vergadering was hoog. Voor ons is voortaan één digitale ALV per jaar zeker een optie. We wachten nog de stem van onze leden af. Maar ook daar zijn de eerste reacties zeer positief.’

‘Veel beknopter en kernachtiger vergaderen’

De aanpak

‘We hebben onze leden gepolst tijdens de zoektocht naar het beste alternatief voor samen, fysiek vergaderen. Veruit het grootste deel is gewend aan online vergaderen en gaf daaraan de voorkeur. Maar een klein deel vindt het minder prettig en/of is hiermee minder vaardig. Of mensen kunnen die avond gewoon niet. Ook zij moeten de gelegenheid krijgen hun stem te laten horen. Daarom konden onze leden meedoen aan het video-overleg of vooraf per mail op de toegezonden stukken reageren.

Onze ervaring na de eerste keer is dat de voorbereiding bij een digitale ALV nog belangrijker is dan bij een reguliere vergadering. Zo is het essentieel iedereen voldoende gelegenheid te geven vooraf vragen te stellen, dit deden we op advies van het NOC*NSF en pakte goed uit. De vragen van onze leden werden deels tijdens de online vergadering beantwoord, deels vooraf per mail en deze antwoorden werden dan ook weer in ons digitale clubblad opgenomen. Uiteraard verstuur je de leden alle informatie vooraf: agendapunten, stukken en onderwerpen waarover je een besluit wilt nemen. We hebben de inhoud van de vergadering veel beknopter en kernachtiger gemaakt. Onderwerpen puur ter informatie gingen er bijvoorbeeld uit en communiceerden we via het clubblad. Zo hielden we een compact lijstje agendapunten over met zaken die echt belangrijk zijn en wij als bestuur niet wilden uitstellen.’

Het online vergaderen

‘Hoe groot de online opkomst zou zijn die avond, vonden we wel spannend. Maar we zijn zeer tevreden met de aanwezigheid van zo’n veertig leden. Er waren ook leden bij die je normaal niet bij een gewone ALV ziet. We denken dat het scheelt dat de ALV nu korter is en dat mensen geen reistijd hebben. We maakten gebruik van het Microsoft programma Teams. Als bestuur waren we zelf ook niet fysiek bij elkaar, we deelden met onze leden via een scherm de presentatie met alle onderwerpen, vragen en stukken. De afspraak was dat iedereen z’n microfoon op mute (stilte, red.) zou zetten en pas na de introductie van een agendapunt kon je een vraag stellen. Dat ging allemaal heel soepel en goed. Iedereen beheerst door wekenlang werken tijdens de crisis de etiquette van het video-overleggen inmiddels wel,’ lacht Marleen. ‘We waren onder de indruk van de kwaliteit van de discussies, online krijg je toch een ander soort vergaderdiscipline. Iedereen was goed voorbereid, het was echt een fijne constructieve vergadering. Daarbij maakten we gebruik van de live chat-functie, die vragen beantwoordde de vicevoorzitter. Ik behandelde als voorzitter de mondelinge vragen. Een verdeling is wel aan te raden zodat je de vragen goed kunt bijhouden. Van de chat-functie werd flink gebruik gemaakt, dat gaf extra dynamiek aan de vergadering en dat draagt weer bij aan de gesprekken en de besluitvorming.’

Gemis derde helft

Het online vergaderen heeft niet alleen maar voordelen, geeft Marleen toe. ‘We namen na een grote staat van dienst afscheid van onze penningsmeester in ons bestuur. Dat is wel gek en kaal om vanachter een video te doen. Maar dat doen we natuurlijk nog een keer over. En niet onbelangrijk: we misten het drankje met elkaar na afloop. Tijdens de 3^e helft ontstaan vaak nog leuke ideeën en plannen.’

Tekst: Esther Vliege